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Warenwirtschaft Hand in Hand mit der Kasse
Der OktoPOS Manager bietet Ihnen ein integriertes Berichtssystem, Controlling und ein Management-Tool für Ihre Website-Inhalte. Er vereint alle Daten und Informationen der diversen Module in einer zentralen, übersichtlichen Plattform. Dies ermöglicht Ihnen stets aktuelle Einblicke in Ihre Geschäftsprozesse und die Fähigkeit, umgehend auf Veränderungen zu reagieren.
Zusätzlich erleichtern spezielle Funktionen für Steuerberater und der Export von Umsatzdaten die täglichen Abläufe Ihrer Finanzbuchhaltung erheblich.
Bestandsführung
Effizienz, Konsistenz und Kontrolle durch Integration von Kasse und Warenwirtschaft.
Die Warenwirtschaft stellt für Filialbetriebe eine besondere Herausforderung dar, weil der Aufwand der Datenerfassung im Verhältnis zu den oft kleinen Mengen je Transaktion stehen muss.
Ohne eine Integration der Kasse in die Warenwirtschaft geht es nicht. OktoPOS Cash bedient sich der zentralen Artikeldaten des OktoPOS Managers und liefert die Verbrauchsdaten dorthin zurück. Dies ist die Grundlage für eine funktionierende Warenwirtschaft.
Die verbrauchten Artikel können über eine hinterlegte Rezeptur in ihre Zutaten aufgelöst werden. Anlieferungen und Abfälle werden erfasst. Mit diesen Daten wird für jeden Artikel ein Bestandskonto geführt. Nach der Inventureingabe werden die Soll-Ist Differenzen ausgewiesen.
Die Qualität der Ergebnisse hängt von der Qualität der Dateneingabe ab. Bei komplexen und nicht standardisierten Produktionsprozessen werden häufig Soll-Ist Differenzen in Kauf genommen.
Inventur mit Soll-Ist Werten
Inventur
Die Inventur wird über Zähllisten oder direkt (mobil) im OktoPOS Manager eingegeben. Weiterhin besteht die Möglichkeit, den Bestand über ein mobiles MDE Gerät (Android) per Barcode zu erfassen und an den OktoPOS Manager zu exportieren. Soll-Ist Differenzen werden angezeigt. Zur Analyse der Differenzen kann direkt aus der Inventur heraus das Materialkonto des Artikels aufgerufen werden.
Die Inventur wird anhand der hinterlegten Werte bewertet und finalisiert. Die Inventurvergleichsfunktion gibt die Bestandsveränderung mit einer Buchungsliste für die Finanzbuchhaltung aus.
Bestellvorschlagsliste
Die Bestellvorschlagsliste berücksichtigt die Verkäufe der letzten Tage und den Lagerbestand. Artikel mit einer Rezeptur werden in die Bestandteile runtergebrochen.
Die Bestellvorschlagsliste kann manuell bearbeitet und per E-Mail an die Lieferanten geschickt werden.
Bestellvorschlagsliste
Erfassung Abfall an der Kasse
Abfall
Der Soll-Ist Vergleich kann nur korrekt sein, wenn nicht nur die Verkäufe automatisch über die Kasse erfasst werden sondern auch Abfall/Bruch.
Abfall und Bruch kann entweder direkt über die Kasse oder im OktoPOS Manager erfasst werden.
An der Kasse können nicht nur Verkaufsartikel als Abfall erfasst werden sondern auch Zutaten.
Im OktoPOS Manager können Abfall-Listen ausgewertet werden.
Artikel
Ein Artikel besitzt zahlreiche Attribute, die in herkömmlichen Kassensystemen nicht berücksichtigt werden. Im OktoPOS Manager werden die umfangreichen Attribute direkt zentral in der Artikelakte angelegt und gespeichert und stehen so in den verschiedenen Modulen zur Verfügung.
Preise
Ein Artikel kann auf verschiedenen Wegen verkauft werden. Dies bedingt unterschiedliche Preise und Mehrwertsteuersätze. Um zu vermeiden, dass für jede Vertriebsmöglichkeit ein eigener Artikel angelegt werden muss, können für einen Artikel mehrere Preise und Mehrwertsteuersätze angelegt werden, die abhängig von folgenden Parametern sind:
- Filiale
- Vertriebsweg (Inhouse, Take Away, Lieferservice, etc.)
Preise können je nach Filiale in unterschiedlichen Währungen berechnet werden. So kann derselbe Artikel in verschiedenen Filialen und Vertriebswegen international verkauft werden. Dies ermöglicht eine übergreifende Auswertung des Artikels.
Preistabelle für einen Artikel
Produktkalkulation
Das System berechnet für jeden Artikel die Materialkostenquote. Im Rohertragsbericht wird für jede Filiale für jeden Tag der Rohertrag gegliedert nach Artikeln ausgewiesen.
Produktkalkulation über Rezeptur
Funktionen
- Artikelverwaltung
- Lieferantenverwaltung
- Inventuren
- Lager
- Soll - Ist Analyse
- Bestellvorschläge
- Rezepturen
- Preise
- Allergene
- Nährwerte
- Zusatzstoffe
- Haltbarkeit
- Produktkalkulation
- Rohertragsrechnung
- Anlieferungen
- Abfall
- Produktionsplanung
Übersicht der Deckungsbeiträge verkaufter
Artikel über einen gewählten Zeitraum
Rezepturen
Ermittlung von Verbräuchen, Allergenen, Nährwerten und Zusatzstoffen über Rezepturen.
Für Artikel, die in der Filiale hergestellt oder verändert werden, kann eine Rezeptur in der Artikelakte hinterlegt werden.
Dies ermöglicht folgendes:
- Verbrauchsbuchungen der Zutaten
- Ermittlung von Allergenen in Produkten über die Rezeptur
- Ermittlung von Zusatzstoffen in Produkten über die Rezeptur
- Ermittlung von Nährwerten über die Rezeptur
- Identifizierung von nicht-vegetarischen und nichtveganen Produkten über die Rezeptur
- Produktkalkulation über die Rezeptur
Rezeptur / Stückliste in der Artikelakte
Nährwerte
Nährwerte von Endprodukten können über die Rezeptur ermittelt werden.
Für jeden Artikel können Nährwertangaben hinterlegt werden.
Über die Rezeptur errechnen sich die Nährwerte des Endprodukts aus den Zutaten. Da die Nährwerte des Endprodukts nicht unbedingt der Summe der Nährwerte der Zutaten entsprechen muss, können die Werte auf jeder Stufe manuell korrigiert werden.
Berechnung Nährwerte in der Artikelakte
Veröffentlichung
Nährwertangaben können für die folgenden Zwecke verwendet werden:
Ausdruck der Artikelinformationen über den Bondrucker
Anzeige der Nährwerte auf der Kasse
Ausdruck der Artikelinformationen über den Bondrucker
Allergene & Zusätze
Allergene und Zusätze können über die Rezeptur ermittelt werden.
Jedem Artikel können Allergene und Zusatzstoffe zugeordnet werden. Über die Rezeptur errechnet das System die in den Endprodukten enthaltenen Allergene und Zusatzstoffe.
Diese Funktion hilft, die gesetzlichen Vorgaben zur Ermittlung der Allergene einzuhalten. Bei komplexen Rezepturen ist die Nachhaltung von Allergenen ohne Systemunterstützung kaum noch möglich, ohne die Übersicht zu verlieren.
Information über die Allergene und Zusatzstoffe können für die folgenden Zwecke verwendet werden:
Die Artikeldatenbank kann nach Allergenen und Zusatzstoffen gefiltert werden. So können mit einem Klick alle Artikel gefunden werden, die ein bestimmtes Allergen oder einen Zusatzstoff enthalten.
Filterung Artikeldatenbank nach Allergenen
Ermittlung Allergene in der
Artikelakte über Rezeptur
Bestellwesen
Bestellungen direkt aus dem System erzeugen.
Lieferanten
Jeder Lieferant hat eine Lieferantenakte. In der Lieferantenakte werden die von ihm gelieferten Artikel und Einkaufspreise pro Filiale gepflegt.
Bestellvorschläge
Das System errechnet anhand der Verkäufe automatisch Bestellvorschläge aus. Diese können für Bestellungen übernommen werden.
Bestellvorschlagsliste
Bestellungen
Bestellungen können als PDF erzeugt und per E-Mail an den Lieferanten geschickt werden.
Es ist möglich, Bestellungen direkt in das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten zu übertragen. Hierfür ist eine individuelle Anbindung des Lieferanten notwendig.
MDE Gerät
Mit dem MDE Gerät können Nachbestellmengen erfasst und in den OktoPOS Manager übertragen werden, um daraus eine Bestellung zu erzeugen.
Ebenso können mit dem MDE Gerät Anlieferungen gescannt und als Lieferschein im OktoPOS Manager gespeichert werden.
Produktionssteuerung
Nachschubsystem
OktoReplenish ist die Lösung für Nachbestellungen im Lager von Materialien für die Produktion.
Die Produktion bestellt Artikel über ein Terminal. Die Artikel können über die Artikelbuttons gewählt und abgeschickt werden. Die Bestellungen erscheinen auf dem Lagermonitor und werden abgearbeitet.
Der Verbrauch kann durch Materialbewegungen in der Warenwirtschaft festgehalten werden.
OktoCapture - Nachschubsystem
Mit OktoCapture werden Produktionsmengen erfasst. Dies dient der Bestandsführung und Statistik.
Die Erfassung erfolgt über ein Touchscreen Terminal auf dem die Produktionsartikel als Button hinterlegt sind. Alternativ können die Artikel über Barcodes mit einem Scanner erfasst werden.
Artikel können als Stück, Gewicht oder Volumen erfasst werden. Optional können Varianten (z.B. Farben, Größen, etc.) des Artikels erfasst werden.
OktoCapture ist direkt mit der OktoPOS Warenwirtschaft verbunden. In der Warenwirtschaft werden die Bestände nachgehalten und Inventuren durchgeführt. Die produzierten Artikel werden in der Bestandsführung über die Rezeptur bzw. Stückliste in ihre Bestandteile runtergebrochen.
Jede einzelne Buchung kann automatisch in ein Drittsystem (z.B. SAP oder Oracle) in Echtzeit exportiert werden.
Im OktoPOS Manger stehen vielfältige Auswertungen über die Produktionsmengen sowie bewertete Produktionsmengen zur Verfügung.
Produktionsplanung
Zutaten-Mengen berechnen
Zutatenkalkulator
Mit dem Zutatenkalkulator ermitteln Sie den Bedarf an Zutaten für eine gewählte Produktionsmenge von einem oder mehreren Produkten.
Bei der gleichzeitigen Kalkulation mehrerer Produkte können die Zutaten-Mengen kumuliert werden.
Etikettendrucker - Oktolabel
Etiketten für verpackte Lebensmittel.
OktoLabel, Waage, Etikettendrucker
Über einen Touchscreen wird der Artikel gewählt und die Anzahl der zu druckenden Etiketten eingestellt. Der angeschlossene Etikettendrucker produziert die Etiketten mit den nötigen Informationen: Preis, Preis/Gramm, Menge, Inhaltsstoffe, Allergene, Nährwerte, Haltbarkeitsdatum, Barcode.
Funktionen
- Angebunden an die OktoPOS Manager Artikeldatenbank
- Anbindung Etikettendrucker
- Anbindung Waage über zertifizierte Schnittstelle (optional)
- Preis
- Preis pro Einheit
- Menge
- Haltbarkeit
- Inhaltsstoffe
- Zusatzstoffe
- Allergene
- Nährwerte
- Barcodes
- Etc.
Systemvoraussetzungen
- Software:
- Hardware:
- Touchscreen PC
- Drucker
- Waage
- Datenanbindung:
- LAN