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Umfangreiches Mitarbeiterverwaltungssystem
OktoPOS bietet eine umfassende Mitarbeiterverwaltung, die alle essenziellen Funktionen von der Schichtplanung und Zeiterfassung bis hin zur Verwaltung von Urlaubstagen und Zulagen integriert. Erstellen Sie Stellenausschreibungen direkt im System und präsentieren Sie diese nahtlos auf Ihrer Webseite.
Zusätzlich erleichtert das integrierte Recruiting-Modul das Bewerbermanagement erheblich. Sie erhalten gezielte Unterstützung bei der Auswahl und Verwaltung von Kandidaten, was den gesamten Rekrutierungsprozess optimiert und vereinfacht.
Zeiterfassung - OktoTime
Zeiterfassung mit einer Tablet Computer App.
Das Zeiterfassungsterminal OktoTime ist per Internet mit dem OktoPOS Manager verbunden. Neue Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager angelegt. Die Log-Zeiten sind direkt im OktoPOS Manager sichtbar, so dass jederzeit ein Überblick gegeben ist, wer gerade arbeitet und wer nicht.
Mit OktoTime erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der Zeiterfassung, sondern Sie bekommen gleichzeitig eine Kostenübersicht der geleisteten Stunden. Die Stunden werden mit den Vertragsdaten bewertet.
Die erfassten Stunden können für die Gehaltsabrechnung verwendet werden.
Zeiterfassungslogs
Die Log Zeiten der Mitarbeiter sind einzeln und kumuliert verfügbar. Durch die direkte Anbindung der Zeiterfassungsterminals über Internet kann der aktuelle Log-Status eingesehen werden.
Stundenübersicht
Funktionen
- Mitarbeiterauswahl mit Foto am Terminal
- Funktionsauswahl beim Einloggen (für die spätere Kostenauswertung)
- Einloggen / Ausloggen
- Loggen mit kontaktloser Mitarbeiterkarte (RFID) oder PIN
- Mitarbeiter werden im OktoPOS Manager verwaltet
- Zeiterfassungsdaten werden in Echtzeit an den OktoPOS Manager gesendet
- Neue Mitarbeiter sind direkt nach der Anlage im OktoPOS Manager auf den Terminals verfügbar
- Auswertungen im OktoPOS Manager
- Personalkostenauswertung
Systemvoraussetzungen
- Software:
- Hardware:
- Android Tablet Computer 7-10"
- Datenanbindung:
- WLAN - Internet OktoTime bucht über eine Internet Verbindung direkt im OktoPOS Manager. Sollte das Internet einmal nicht verfügbar sein, so speichert das Terminal die Logs und sendet sie später nach.
Schichtplanung
Integrierte Schichtplanung mit Verknüpfung zu Personalakte und Umsätzen.
Die Schichten können einfach und komfortabel per Drag & Drop im OktoPOS Manager geplant werden.
Für die einzelnen Funktionen stehen die Mitarbeiter zur Verfügung, die eine entsprechende Qualifikation für die Funktion hinterlegt haben. Das System gleicht dabei Doppeleinteilungen und andere Merkmale dynamisch ab und gibt entsprechende Warnhinweise aus.
Schichtplanung Übersicht
In der Übersicht sehen Sie den Schichtplan auf einen Blick. Der Schichtplan kann auf Knopfdruck in eine andere Woche kopiert werden. Dabei können alle Funktionen oder nur einzelne Funktionen kopiert werden.
Wochenplan
Schichtplanung Balkendiagramm
Das Balkendiagramm bietet eine gute Übersicht, ob alle Zeiten optimal besetzt sind und keine Unter- oder Überbesetzung in der Planung entstanden ist.
Woche als Balkendiagramm
Mein Schichtplan
Mitarbeiter können online ihre Schichtzeiten und Einsatzorte sehen.
Einschränkungen
Für die Schichtplanung können verschiedene Einschränkungen einzelner Mitarbeiter berücksichtigt werden.
So kann dem Schichtplaner angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat oder seine Auslastung zu hoch wird.
In der Systemkonfiguration kann eingestellt werden, ob die Einschränkungen lediglich Warnmeldungen hervorrufen oder die Einteilung effektiv unterbinden.
Die folgenden Einschränkungen sind verfügbar:
- Urlaub
- Krankheit
- Geburtstag
- Ruhezeiten
- Kollegeneinschränkungen
- Filialeinschränkungen
Warnmeldung für Schichtplaneinschränkungen
Veröffentlichung
Der Schichtplan kann über die folgenden Wege den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden:
Planungshilfen
Neben den Mitarbeiter-Einschränkungen werden dem Schichtplaner verschiedene Planungshilfen zur Verfügung gestellt.
So wird angezeigt, wie viele der vertraglichen Stunden bereits verbraucht sind, für welche Funktionen der Mitarbeiter qualifiziert ist, in welchen Filialen und Funktionen er Erfahrung hat sowie alternativ passende Mitarbeiter.
Erfahrung eines Mitarbeiters
Funktionen
- Planung in Wochenansicht
- Planung nach Funktionsbereichen
- Konfliktabgleich
- Mitarbeiter Restriktionen
- Kopierfunktion
- Summierung der Stunden pro Mitarbeiter
- Übersicht als Balkendiagramm
- Zugang für Mitarbeiter („Mein Schichtplan“)
- Verteilung der Einsatzzeiten an die Mitarbeiter auf Knopfdruck per E-Mail
- PDF Schichtplan
- Auswertungen nach Filialen und Funktionen
- Schicht-Vorlagen
- Umsatz / Personalkosten / Personalkostenquote
- Planungshilfen (Informationen über Mitarbeiter)
Mitarbeiter Verwaltung
Mitarbeiter werden mit Vertragsdaten hinterlegt. In der Mitarbeiterakte werden die Zugangsrechte für die verschiedenen Module vergeben.
Die Mitarbeiter werden zentral im OktoPOS Manager angelegt und verwaltet. Somit stehen sie mit der einmaligen Erfassung im gesamten System zur Verfügung. Von der Schichtplanung über die Zeiterfassung bis zur Kassenanmeldung. Eine mehrfache Anlage entfällt.
Mitarbeiter Datenbank
Anmeldung Mitarbeiter an der Kasse
Vertragsverwaltung
In der Mitarbeiterakte werden die Vertragsdaten historisiert. Dies dient auch für die Berechnung von Personalkostenquoten und andere Auswertungen.
Urlaubskonten
Nachhalten von Urlaubsguthaben.
Aus den Vertragsdaten ergibt sich der jährliche Urlaubsanspruch und Urlaubsverfall.
Fehltage durch Arbeitsunfähigkeit können in dem Konto ebenfalls dokumentiert werden.
Beantragte und genehmigte Urlaube sowie Arbeitsunfähigkeiten lösen in der Schichtplanung entsprechende Warnmeldungen aus.
Urlaubskonto in Mitarbeiterakte
Zulagenverwaltung
Abgleich von pauschalen a conto Zulagenzahlungen mit tatsächlich gearbeiteten Zeiten.
Mit der Zulagenverwaltung können steuerbegünstigte Zulagen für Arbeitszeiten an Feiertagen und Nachtschichten errechnet werden.
Die Funktion ist direkt mit OktoTime verbunden.
Checkliste
Nachhalten von Gegenständen, die an Mitarbeiter ausgegeben wurden.
In der Mitarbeiterakte wird eine Checkliste geführt, über die Gegenstände an den Mitarbeiter ausgehändigt werden. (Schlüssel, Arbeitskleidung, etc.).
Mitarbeiterakte mit Checkliste
Stellenausschreibungen
Bewerbungseingang von Ihrer Website im OktoPOS Manager.
Mit der Stellenausschreibungs-Funktion erstellen Sie Job-Anzeigen, die Sie auf Ihrer Homepage online stellen. Interessenten können sich direkt online bewerben. Die eingehenden Bewerbungen können Sie im OktoPOS Manager verwalten.
Verwaltung der offenen Stellen
Recruiting
Bewerbermanagement
OktoCareer - Personalmanagement Software
Mit dem separaten OktoCareer Modul steht Ihnen ein professionelles Bewerbermanagement System zur Verfügung:
- Stellenausschreibungen auf der eigenen Website und auf Stellenbörsen
- Bewerbungseingang über die Website, Stellenbörsen und per E-Mail
- Anlage einer Bewerberakte
- Elektronische Analyse des Lebenslaufs
- Rechtskonforme Einholung von Einwilligungen in die Datenverarbeitung
- Fristenmanagement für den Datenschutz und rechtskonforme Löschung
- Integrierte Kommunikation mit Bewerbern per E-Mail
- Bewertungen von Kandidaten
- Pflege von Long- und Shortlists
- Aufbau eines Kandidatenpools
- Verwaltung von offenen Stellen
- Wiedervorlagefunktion
- Outlook Anbindung
- Reporting
Das OktoCareer Modul ist geeignet für Unternehmen mit einem Eingang ab 10 Bewerbungen pro Monat. Mit OktoCareer behalten Sie die Übersicht, verpassen keine Fristen und gewährleisten ein professionelles auftreten am Arbeitsmarkt.
- Übersicht über den Bewerber behalten
- Keine Fristen mehr verpassen
- Professionelles Auftreten am Arbeitsmarkt
- Bessere Entscheidungen durch mehr Informationen
