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Management aller OktoPOS Module an einem Ort
Mit der OktoPOS Management Software, steht Ihnen ein umfassendes und integriertes Berichtswesen, Controlling und Website Content Management zur Verfügung. Alle Informationen und Daten der zahlreichen Module fließen hier schnell und aktuell zusammen. So haben Sie immer einen guten Einblick in Ihre Geschäftsprozesse und können sofort reagieren. Mit Funktionen für Steuerberater und Umsatzexport wird die Arbeit für Ihre Finanzbuchhaltung grundlegend erleichtert.
Reporting
Umfassendes Echtzeit Berichtswesen.
Alles Und Jederzeit
Der OktoPOS Manager ermöglicht den Zugriff auf Berichte zu einer Vielzahl von Themen, die stets aktuell sind. Selbst Verkäufe, die vor wenigen Sekunden getätigt wurden, werden unmittelbar in den Berichten berücksichtigt. Dank der hohen Rechenkapazität des Servers und optimierter Programmstrukturen lassen sich auch komplexe Auswertungen blitzschnell durchführen.
Für eine individuelle Weiterverarbeitung können Auswertungen einfach nach Excel exportiert werden. Zudem ist es möglich, aus den meisten Analysen PDF-Dokumente zur Dokumentation zu erstellen. Da die Daten aus allen Modulen im OktoPOS Manager zusammenfließen, sind auch Auswertungen möglich, die Daten aus verschiedenen Bereichen kombinieren, wie zum Beispiel die Lohnkostenquote oder Produktkalkulationen.
Monatlicher Umsatzbericht
Kontrolle
Durchblick entsteht, wenn die wichtigen Informationen zu Ihnen kommen und nicht Sie die Informationen erarbeiten müssen. Aufgrund der Vielzahl von Abläufen und Transaktionen unterschiedlicher Art in einer Filiale, kann ohne ein effizientes und vernetztes System der Überblick nicht gehalten werden.
Abonnieren Sie den Management Bericht, der Ihnen täglich per E-Mail die wichtigsten Informationen liefert. Nutzen Sie die Drill Down Funktion um den Daten auf den Grund zu gehen. Durch die Verfügbarkeit aller Daten in einem System, können Sie sich bis zu den Rohdaten durchklicken.
Nutzen Sie die Kombination von Daten um z.B. mit dem Margenbericht zu analysieren mit welchen Artikeln Sie an welchen Tagen am meisten oder am wenigsten verdienen.
Durch die differenzierte Rechtestruktur können Sie spezifisch definieren, welcher Mitarbeiter Zugang zu welchen Informationen für welche Filialen hat. Im OktoPOS Manager stehen mehr als 50 verschiedene Berichte zur Verfügung.
Controlling
Maximale Transparenz durch Verknüpfung von Daten verschiedener Bereiche.
Betriebswirtschaftliche Auswertung
Wer eine Flächenorganisation führt, weiß wie wichtig aktuelle Daten sind und wie schwer es ist, an Sie zu kommen.
OktoPOS liefert Ihnen die Informationen so schnell und umfassend wie kein anderes System. OktoPOS gibt Ihnen den Kompass, mit dem Sie Ihr Unternehmen auf Kurs halten.
Vom Erbsenzähler Zum Visionär
Effektive Unternehmensführung zeichnet sich durch Überblick und Detailverständnis aus. OktoPOS bietet dank des integrierten Ansatzes das gesamte Spektrum von der Profitabilität der Filiale bis zur einzelnen Transaktion.
Drill Down
Um die Auswertungen zu verstehen, können Sie die Berichte bis zur einzelnen Transaktion analysieren.
Betriebswirtschaftliche Auswertung
Im OktoPOS Manager sehen Sie Ihr tägliches Betriebsergebnis für jede Filiale. Die Daten hierfür kommen von der Kasse, über die Artikel, Rezepturen und Einkaufspreise sowie über die Personalkosten gemäß Zeiterfassung und Arbeitsverträgen. Raumkosten, Abschreibungen und sonstige Aufwendungen werden pro Filiale pauschal oder umsatzabhängig hinterlegt.
Das einzige Kassensystem, welches Ihnen am Tagesende nicht nur den Umsatz, sondern auch den Ertrag zeigt.
Für Steuerberater
Funktionen und Informationen für Steuerberater
Wie komme ich an die Daten meines Mandanten?
OktoPOS bietet einen Login für Steuerberater. Mit diesem Zugang haben Sie Zugriff auf die für sie wichtigen Bereiche des Systems. Alles was Sie brauchen ist ein Computer mit Internetverbindung. Im Browser (z.B. Firefox, Chrome) kommen Sie in das OktoPOS System Ihres Mandanten. Bitten Sie Ihren Mandanten um die Zugangsdaten. Wir richten den Steuerberater Zugang individuell für das System Ihres Mandanten ein, wenn uns Ihr Mandant die Anforderung zukommen lässt.
Kann ich auch mehrere Filialen auf einmal exportieren?
Ja. Wenn Ihr Mandant mehrere Filialen betreibt, können Sie mehrere Filialen für den Export wählen, und die Umsätze in einer Datei exportieren.
Können die Umsatzdaten auch täglich in mein FiBu System importiert werden?
Grundsätzlich ist es möglich, dass das OktoPOS System den Umsatzexport täglich auf Ihrem Server ablegt. Für die Einrichtung des automatischen Exports entsteht ein einmaliger Kostenaufwand. Aufgrund der einfachen und sehr schnellen Handhabung des Umsatzexports im OktoPOS Manager, der i.d.R. nur einmal pro Monat mit sehr wenig Zeitaufwand durchgeführt werden muss, lohnt die automatisierte Anbindung in den meisten Fällen nicht und bringt kaum einen Zeitvorteil.
Wo finde ich eine Vorlage für das interne Kontrollsystem?
Im Handbuch von OktoPOS Cash unter OktoPOS > System > System Support.
Kann der OktoPOS Manager nach Vertragende gelöscht werden?
Aus unserer Sicht unterliegt der OktoPOS Manager samt Daten den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Prüfer können bei späteren Betriebsprüfungen den Zugang zu dem System verlangen. Ein reiner Datenexport genügt regelmäßig nicht den Anforderungen. Wir können und dürfen in dieser Hinsicht jedoch keine Rechts- und Steuerberatung leisten und richten uns nach den Weisungen der Mandanten.
Wie verbuche ich die Umsätze?
Nutzen Sie am einfachsten den FiBu Export. Sie finden ihn in der linken Navigation im OktoPOS Manager unter FiBu > FiBu Export.
Der Export wird auf Knopfdruck in Sekundenschnelle generiert und als CSV Datei ausgegeben. Diese CSV Datei wird von Ihrem Buchhaltungsprogramm erkannt und interpretiert, wenn Sie sie einlesen.
Welche Zeiträume kann ich verbuchen?
Sie haben die Auswahl zwischen Einzeltransaktionen, ganzen Tagen oder sonstigen wählbaren Zeiträumen wie Wochen oder Monate.
Wenn Sie einen Zeitraum wählen, z.B. einen Monat, können Sie auswählen, ob die Umsätze für den gesamten Zeitraum kumuliert werden sollen oder in Einzeltage aufgeteilt werden.
So können Sie mit einem einzigen Export einmal pro Monat jeden einzelnen Tag des Monats in kürzester Zeit buchen.
Welches Dokument fasst die täglichen Umsätze für die Buchhaltung zusammen?
Nuten Sie bitte den Kassenbericht. Sie finden ihn unter FiBu > Kassenabschlüsse und Berichte > Kassenbericht. Im Gegensatz zum Kassenabschluss oder Z-Bericht umfasst der Kassenbericht immer einen gesamten Geschäftstag, auch wenn an dem Tag mehrere Kassenabschlüsse gemacht wurden. Der Kassenbericht stellt im OktoPOS System die steuerliche Grundlage für die Finanzbuchhaltung dar.
Was bedeutet es, wenn der Kassenbericht vorläufig ist?
Der Kassenbericht ist solange vorläufig, bis der OktoPOS Manager sichergestellt hat, dass sämtliche Buchungen der Kasse im OktoPOS Manager angekommen sind. Diese Feststellung kann erst dann erfolgen, wenn der erste Beleg des Folgetags gebucht ist. Nur so kann der OktoPOS Manager eindeutig identifizieren, welches die letzte Belegnummer des Buchungstags ist.
Wo finde ich weiterführende Informationen?
In den FAQ finden Sie Informationen und Videos für die Buchhaltung (OktoPOS > System > FAQ). Das Handbuch finden Sie unter OktoPOS > System > System Support.
Buchhaltungsexport
Umsätze auf Knopfdruck in die FiBu exportieren
Der Umsatzexport erleichtert die Arbeit für die Finanzbuchhaltung grundlegend.
Umsätze werden als CSV Datei aus dem OktoPOS Manager exportiert und in das Buchhaltungsprogramm importiert.
Der Export kann so eingestellt werden, dass er mit sämtlichen Buchhaltungsprogrammen kompatibel ist. Selbstverständlich auch Datev.
Einstellung der Optionen für den Umsatzexport
Der Umsatz kann in einem Durchgang für mehrere Tage und mehrere Filialen exportiert werden.
Für die Einrichtung des Exports hinterlegen Sie den Kontenplan im OktoPOS Manager und Sie weisen jedem Verkaufsartikel abhängig vom Umsatzsteuersatz ein Erlöskonto zu. So können sie den Umsatz in Ihrer BWA und G+V bei Bedarf nach Warengruppen oder Kategorien aufteilen.
Content Management Website
Steuerung der externen Website über den OktoPOS Manager.
Mit dem OktoPOS Manager können Sie Funktionen und Inhalte auf Ihrer externen Website steuern.
Die Inhalte werden über ein Plug-in auf Ihre Website übertragen und dort in dem von Ihnen vorgegebenen Design dargestellt.
News / Aktionen
Halten Sie Ihre Kunden über Neuigkeiten und Aktionen informiert. Mit dem News Editor im OktoPOS Manager können Sie Nachrichten verfassen und diese auf Ihrer Homepage platzieren.
Der Gültigkeitszeitraum kann pro Nachricht definiert werden, so dass Sie Aktionen schon im Vorhinein planen können.
Verwaltung der Web-News
Events
Mit dem Veranstaltungsplaner können Sie Teilnehmerlisten für Ihre Veranstaltungen (z.B. Kochkurse) führen. Die Veranstaltungen können auf Ihrer Website veröffentlicht werden.
Fragen Und Antworten
Mit dem FAQ Editor können Sie typische Fragen, die Kunden zu Ihrem Unternehmen haben formulieren und die Antworten dafür schreiben. So informieren Sie Ihre Kunden und vermeiden sich wiederholende Rückfragen.
Die Fragen und Antworten werden auf Ihrer Website online gestellt.