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Gestión de Inventarios
El OktoPOS Manager le ofrece un sistema de informes integrado, control y una herramienta de gestión para los contenidos de su sitio web. Reúne todos los datos e información de los diversos módulos en una plataforma central y clara. Esto le permite tener siempre una visión actualizada de sus procesos empresariales y la capacidad de reaccionar inmediatamente a los cambios.
Además, funciones especiales para asesores fiscales y la exportación de datos de ventas facilitan significativamente las operaciones diarias de su contabilidad financiera.
Gestión de inventarios
Eficiencia, consistencia y control gracias a la integración de la caja a la gestión de materiales.
La gestión de materiales es un desafío considerable para las sucursales, debido a que el registro al sistema del gran número de transacciones pequeñas es a menudo una carga significativa de trabajo.
Es indispensable entonces integrar las cajas con la gestión de materiales de la empresa. OktoPOS Cash se sirve de la base de datos de artículos del sistema OktoPOS Manager y la alimenta con los datos de las transacciones. Ésta es la base para una gestión de materiales funcional.
Los artículos agotados pueden descomponerse en sus ingredientes previamente especificados en la receta correspondiente. Los datos sobre las entregas y desechos son registrados en el sistema. Con estos datos se maneja una cuenta de stock, y una vez que se ingresen los valores de inventario finales, se efectúa una comparación entre los valores obtenidos y los valores esperados.
La calidad de los resultados depende de la calidad de los datos ingresados. Cuando los procesos de producción son complejos y no estandarizados, entonces la desviación entre valores esperados versus los obtenidos generalmente es tolerada.
Inventario con valores esperados vs. obtenidos
Inventario
El inventario se introduce mediante listas de recuento o directamente (móvil) en el OktoPOS Manager. También es posible registrar el inventario a través de un dispositivo móvil (Android) mediante un código de barras y exportarlo a OktoPOS Manager. Se muestran las diferencias objetivo/real. Para analizar las diferencias, se puede llamar la cuenta de material del artículo directamente desde el inventario.
El inventario se evalúa y finaliza en función de los valores almacenados. La función de comparación del inventario da salida a la modificación del inventario con una lista de contabilización para la contabilidad.
Lista de propuestas de pedido
La lista de propuestas de pedido tiene en cuenta las ventas de los últimos días y el inventario disponible. Los artículos con receta se desglosan en los ingredientes.
La lista de propuestas de pedido puede editarse manualmente y enviarse a los proveedores por correo electrónico.
Lista de propuestas de pedido
Registro de desechos en la caja
Desechos
La comparación objetivo-real sólo puede ser correcta si no sólo las ventas se registran automáticamente mediante la caja, sino también los desechos.
Los desechos se pueden registrar directamente en la caja o en el OktoPOS Manager.
En la caja se pueden registrar como desechos no sólo los artículos de venta, sino también los ingredientes.
Las listas de desechos pueden ser evaluadas en el OktoPOS Manager.
Artículos
Un artículo posee varios atributos, los cuales no son tomados en cuenta por cajas convencionales. Por medio del sistema OktoPOS Manager es posible ingresar dichos atributos directamente en el expediente del artículo correspondiente, logrando así que estén disponibles para los diferentes módulos OktoPOS.
Precios
Un artículo puede ser vendido de diferentes maneras; lo cual también significaría precios y tasas de IVA diferentes. Para evitar la creación de un artículo separado para cada modalidad, es posible ingresar diferentes precios e impuestos para un solo artículo, los cuales dependen de los siguientes parámetros:
- Sucursal
- Entrega (a la mesa, para llevar, servicio delivery, etc.)
Cada sucursal puede definir su propia moneda, lo que permite vender el mismo artículo en diferentes sucursales, a nivel internacional y realizar un análisis exhaustivo del mismo.
Cuadro de precios de un artículo
Cálculo de costos por Producto
El sistema calcula el ratio de los costos de materiales sobre las ventas. La utilidad bruta se calcula todos los días para cada sucursal y artículo en el reporte de utilidad bruta.
Cálculo del producto por receta
Funciones
- Administración de artículos
- Administración de proveedores
- Inventarios
- Almacén
- Análisis de valores esperados vs. obtenidos
- Recomendaciones de pedido
- Recetas
- Precios
- Alérgenos
- Valores nutricionales
- Aditivos
- Fecha de vencimiento
- Cálculo de costos
- Utilidad bruta
- Entregas
- Desechos
- Planificación de producción
Vista general de los márgenes de contribución
de los artículos vendidos en un rango de tiempo determinado
Recetas
Cálculo de insumos consumidos, alérgenos, valores nutricionales y aditivos por medio de recetas.
Es posible guardar recetas en el expediente de artículo para todos aquellos artículos que son producidos o modificados en la sucursal.
Esto permite realizar las siguietes funciones a través de la receta:
- Registro del consumo de ingredientes
- Definición de alérgenos contenidos según la receta
- Definición de aditivos contenidos según la receta
- Cálculo de valores nutricionales según la receta
- Identificación de productos no-vegetarianos y no-veganos
- Cálculo del producto según la receta
Receta / lista de componentes
Valores nutricionales
Los valores nutricionales de productos finales pueden calcularse a través de la receta.
Para cada artículo es posible registrar valores nutricionales.
Cálculo de valores nutricionales en el archivo del artículo
Por medio de los ingredientes en la receta, se calculan dichos valores para el producto final. Como los valores del producto final no necesariamente corresponden a la suma de valores nutricionales de los ingredientes, existe la posibilidad de corregir los valores manualmente en cada etapa.
Publicación
Los valores nutricionales pueden ser utilizados para los siguientes propósitos:
Impresión de la información del artículo a través de la impresora de recibos
Vista de valores nutricionales en la caja
Alérgenos y aditivos
Cálculo de alérgenos y aditivos a través de la receta.
A cada artículo pueden asignarse alérgenos y aditivos. El sistema calcula el contenido de estas sustancias en el producto final basándose en la receta.
El seguimiento de alérgenos y aditivos en recetas complejas apenas es posible sin el apoyo de un sistema potente.
La información sobre alérgenos y aditivos tiene su uso en las siguientes áreas:
La base de datos de artículos puede filtrarse por aditivos y alérgenos. De esta forma, ubicar todos los artículos que contengan estas sustancias es muy fácil.
Filtro de la base de datos de artículos por alérgenos
Determinación del contenido de
alérgenos por medio de la receta
Pedidos
Generar pedidos directamente desde el sistema.
Proveedores
Cada proveedor tiene un archivo de proveedor. En el archivo de proveedor, los artículos y los precios de compra suministrados por el proveedor se actualizan para cada sucursal.
Propuestas de pedido
El sistema calcula automáticamente las propuestas de pedido en función de las ventas. Estas pueden utilizar para pedidos.
Lista de propuestas de pedido
Pedidos
Los pedidos pueden generarse como archivos PDF y enviarse al proveedor por correo electrónico.
Es posible transferir pedidos directamente al sistema de gestión de materiales del proveedor. Para ello es necesaria una conexión individual del proveedor.
Dispositivo móvil
Con el dispositivo móvil se pueden registrar las cantidades de los artículos y transferirlas al OktoPOS Manager para crear un pedido.
Las entregas también pueden escanearse con el dispositivo móvil y guardarse como nota de entrega en OktoPOS Manager.
Control de producción
Sistema de abastecimiento
OktoReplenish es la solución para hacer pedidos de materiales en el almacén para la producción.
La producción pide artículos mediante el terminal. Los artículos pueden ser seleccionados y enviados a través de los botones del artículo. Las órdenes se muestran en el monitor del almacén para ser procesados.
El consumo puede ser registrado por los movimientos de material en el sistema de gestión de materiales.
OktoCapture - Sistema de abastecimiento
OktoCapture registra los volúmenes de producción. Esto se utiliza para la gestión de inventarios y estadística.
El registro se realiza a través de un terminal de pantalla táctil en el que los artículos de producción se muestran como botones. Alternativamente, se pueden registrar los artículos con un escáner a través de códigos de barras.
Los artículos pueden ser registrados como una pieza, por peso o por volumen. Opcionalmente, se peden registrar variantes del artículo (por ejemplo, colores, tamaños, etc.).
OktoCapture está conectado directamente al sistema de gestión de materiales de OktoPOS. En la gestión de materiales se rastrean las existencias y se llevan a cabo los inventarios. Los artículos producidos desglosan sus componentes en la receta o la lista de piezas para la gestión de inventarios.
Cada transacción individual se puede exportar automáticamente en tiempo real a un sistema de terceros (por ejemplo, SAP u Oracle).
En el OktoPOS Manager se ofrece una amplia gama de evaluaciones de las cantidades de producción, así como de cantidades de producción ya evaluadas.
Planificación de producción
Calcular cantidades de ingredientes
Con la calculadora de ingredientes puede determinar la demanda de ingredientes para una cantidad de producción seleccionada de uno o más artículos.
Al calcular varios productos al mismo tiempo, se pueden acumular las cantidades de ingredientes.
Calculadora de ingredientes
Impresora de Etiquetas - OktoLabel
Etiquetas para bienes empaquetados.
OktoLabel
Se selecciona un artículo en la pantalla táctil para luego especificar el número de etiquetas. La impresora conectada produce las etiquetas con toda la información relevante: precio, precio por gramo, cantidad, ingredientes, aditivos, alérgenos, valores nutricionales, fecha de vencimiento y código de barras.
Funciones
- Conexión a la base de datos de artículos de OktoPOS Manager
- Conexión a la impresora de etiquetas
- Conexión a la balanza por medio de una interfaz certificada (opcional)
- Precio
- Precio por unidad
- Cantidad
- Fecha de vencimiento
- Ingredientes
- Aditivos
- Alérgenos
- Valores nutricionales
- Código de barras
- Etc.
