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Système de gestion des employés étendu
OktoPOS propose une gestion complète des employés, intégrant toutes les fonctions essentielles de la planification des quarts de travail et du suivi du temps à la gestion des jours de congé et des allocations. Créez des offres d'emploi directement dans le système et présentez-les sans effort sur votre site Web.
De plus, le module de recrutement intégré facilite considérablement la gestion des candidats. Vous recevez un soutien ciblé pour la sélection et la gestion des candidats, ce qui optimise et simplifie l'ensemble du processus de recrutement.
Temps et présence - OktoTime
Enregistrement du temps avec une application pour tablette.
Le terminal d'enregistrement du temps OktoTime est connecté au OktoPOS Manager via Internet. Les nouveaux employés sont enregistrés dans le OktoPOS Manager. Les heures de connexion sont directement visibles dans le OktoPOS Manager, offrant une vue d'ensemble des employés actuellement au travail.
Avec OktoTime, vous obtenez un aperçu du temps travaillé et des coûts de personnel associés. Les heures enregistrées sont évaluées selon les données contractuelles.
Les temps enregistrés peuvent être utilisés pour les fiches de paie.
Journaux d'enregistrement du temps
Les journaux de temps de l'employé sont disponibles individuellement et cumulativement. La connexion Internet directe des terminaux permet de vérifier le statut des journaux en temps réel.
Fonctionnalités
- Sélection des employés
- Sélection de la fonction
- Connexion / déconnexion
- Connexion avec carte à puce sans contact (RFID)
- Les dossiers des employés sont gérés dans le OktoPOS Manager
- Les données d'enregistrement du temps sont envoyées en temps réel au OktoPOS Manager
- Les nouveaux employés sont disponibles sur les terminaux directement après la création d'un nouveau dossier d'employé dans le OktoPOS Manager
- Rapports dans le OktoPOS Manager
- Coûts du personnel
Aperçu des heures enregistrées
Configuration système requise
Planification des horaires
Planification des horaires intégrée liée au dossier des employés et aux ventes.
Les plans de quart peuvent être créés facilement dans le OktoPOS Manager. Il suffit de faire glisser et de déposer le personnel dans les créneaux horaires prédéfinis.
Plan hebdomadaire
Seul le personnel ayant les qualifications requises est disponible. Le système vérifie dynamiquement les doublons et autres restrictions et émet des avertissements en conséquence.
Aperçu du plan de quart
Dans l'aperçu, le plan de quart pour une semaine peut être vu. Le plan de quart entier peut être copié à une autre semaine en un clic. Cela peut s'appliquer à toutes les fonctions ou seulement aux fonctions sélectionnées selon les besoins.
Graphique en barres de la planification des quarts
Le graphique en barres offre un bon aperçu pour garantir une planification des quarts efficace en évitant les sur- et sous-effectifs.
Graphique en barres hebdomadaire
Mon plan de quart
Les employés peuvent voir leurs heures et lieux programmés en ligne.
Message d'avertissement pour les restrictions du plan de quart
Restrictions
Différents types de restrictions de chaque employé peuvent être pris en compte pour la planification.
Le planificateur de quarts verra un message d'avertissement si l'employé est en vacances ou a atteint sa limite d'heures de travail.
Dans la section de configuration du système, les restrictions peuvent être ajustées pour ne délivrer que des messages d'avertissement ou pour bloquer complètement l'affectation des employés.
Les restrictions suivantes sont disponibles :
- Vacances
- Maladie
- Anniversaire
- Périodes de repos
- Collègues
- succursales
Publication
Le plan de quart peut être publié de la manière suivante :
- Impression
- En ligne
Outils de planification
En plus des restrictions, il existe d'autres outils utiles pour soutenir la planification des quarts.
Ceux-ci incluent des informations sur le nombre d'heures contractuelles, les fonctions pour lesquelles l'employé est qualifié, les succursales et les fonctions dans lesquelles l'employé a de l'expérience, ainsi que des informations sur les employés de remplacement possibles.
Expérience des employés
Fonctionnalités
- Planification dans l'aperçu hebdomadaire
- Planification par fonctions
- Gestion des conflits
- Restrictions des employés
- Fonction de copie
- Accumulation des heures par employé
- Graphique en barres
- Accès des employés (« Mon plan de quart »)
- Distribution du plan de quart par e-mail
- Plan de quart en PDF
- Rapports par succursales et fonctions
- Modèles de quart
- Ventes / coût du travail / ratios de coût du travail
- Outils de planification (informations sur les employés)
Gestion des employés
Les données de contrat sont enregistrées dans la base de données centrale. Les droits d'accès aux modules front-end sont définis dans le dossier de l'employé.
Les dossiers des employés sont stockés de manière centralisée dans OktoPOS Manager. Ainsi, les données sont disponibles dans tout le système sans saisie redondante. De la planification des quarts de travail à l'enregistrement du temps et à la connexion à la caisse.
Base de données des employés
Connexion des employés à la caisse
Administration des contrats
L'historique des principales données contractuelles est stocké dans le dossier de l'employé. Cela sert également au calcul des ratios de coûts de main-d'œuvre et à d'autres rapports.
Comptes de congés
Suivi des allocations de vacances.
L'allocation annuelle de vacances et l'expiration sont calculées à partir des données du contrat.
Les jours d'absence (maladie) peuvent également être suivis.
Les demandes de congés et les périodes de congé maladie déclenchent des messages d'avertissement dans la planification des quarts si l'employé est affecté à un moment où il ne sera pas disponible.
Compte de congé dans le dossier de l'employé
Gestion des avantages
Facilité de rapprochement des paiements de surtaxe avec les heures effectivement travaillées.
Avec la fonction de gestion des surtaxes, vous pouvez calculer les surtaxes bénéficiant d'un régime fiscal privilégié pendant les jours fériés et les quarts de nuit.
Cette fonction est directement connectée à OktoTime.
Listes de contrôle
Suivi des articles remis aux employés.
Une liste de contrôle dans le dossier de l'employé. Les articles remis aux employés et retournés par eux peuvent être saisis pour le suivi. (par exemple, clés, uniforme, etc.).
Liste de contrôle dans le dossier de l'employé
Postes vacants
Réception de candidatures via votre site Web dans le OktoPOS Manager.
Vous pouvez créer des annonces d'emploi pour les postes vacants qui peuvent être publiées sur votre site Web. Les candidatures peuvent être envoyées via le site directement au OktoPOS Manager. Les candidatures reçues sont gérées dans le OktoPOS Manager.
Gestion des postes vacants
Recrutement
Gestion des candidats
OktoCareer - Logiciel de conseil en personnel
Avec le module séparé OktoCareer, vous disposez d'un système de gestion des candidatures professionnel :
- Offres d'emploi sur votre propre site Web et sur les bourses d'emploi
- Candidatures reçues via le site Web, les bourses d'emploi et par e-mail
- Création d'un dossier de candidature
- Analyse électronique du CV
- Obtention conforme à la loi du consentement au traitement des données
- Gestion des délais pour la protection des données et suppression conforme à la loi
- Communication intégrée avec les candidats par e-mail
- Évaluations des candidats
- Maintien des listes longues et courtes
- Création d'un vivier de candidats
- Gestion des postes vacants
- Fonction de renvoi
- Connexion Outlook
- Rapports
Le module OktoCareer est adapté aux entreprises qui reçoivent 10 candidatures ou plus par mois. Avec OktoCareer, vous gardez une vue d'ensemble, ne manquez aucune échéance et assurez une apparence professionnelle sur le marché du travail.
- Suivez le candidat
- Ne manquez plus aucune échéance
- Apparence professionnelle sur le marché du travail
- De meilleures décisions grâce à plus d'informations