+49 (40) 466 565 70
Uitgebreid personeelsbeheersysteem
OktoPOS biedt uitgebreid personeelsbeheer, waarbij alle essentiële functies worden geïntegreerd, van dienstplanning en tijdregistratie tot het beheren van vakantiedagen en toelagen. Maak direct in het systeem vacatures aan en presenteer ze naadloos op uw website.
Bovendien vergemakkelijkt de geïntegreerde rekruteringsmodule het beheer van sollicitanten aanzienlijk. U ontvangt gerichte ondersteuning bij het selecteren en beheren van kandidaten, wat het hele wervingsproces optimaliseert en vereenvoudigt.
Tijd- en aanwezigheid - OktoTime
Tijdsregistratie met een tabletcomputer-app.
De tijdregistratieterminal OktoTime is via internet verbonden met de OktoPOS Manager. Nieuwe werknemers worden ingevoerd in de OktoPOS Manager. De logtijden zijn direct zichtbaar in de OktoPOS Manager, wat een overzicht biedt van werknemers die momenteel aan het werk zijn.
Met OktoTime krijgt u een overzicht van de gewerkte tijd en de bijbehorende personeelskosten. De geregistreerde uren worden gewaardeerd op basis van contractgegevens.
De geregistreerde tijden kunnen worden gebruikt voor loonadministratie.
Tijdsregistratielogs
De tijdlogs van de werknemer zijn individueel en cumulatief beschikbaar. De directe internetverbinding van de terminals maakt het mogelijk om de logstatus in realtime te controleren.
Functies
- Werknemersselectie
- Functieselectie
- Inloggen / uitloggen
- Inloggen met contactloze chipkaart (RFID)
- Werknemersbestanden worden beheerd in de OktoPOS Manager
- Tijdsregistratiegegevens worden in realtime naar de OktoPOS Manager gestuurd
- Nieuwe werknemers zijn direct beschikbaar op de terminals na het aanmaken van een nieuw werknemersbestand in de OktoPOS Manager
- Rapportage in de OktoPOS Manager
- Personeelskosten
Overzicht van geregistreerde uren
Systeemvereisten
Shiftplanning
Geïntegreerde shiftplanning gekoppeld aan werknemersdossier en verkoop.
Shiftplannen kunnen eenvoudig worden gemaakt in de OktoPOS Manager. Sleep simpelweg medewerkers naar de slots van een vooraf gedefinieerd tijdslot.
Wekelijks plan
Alleen personeel met de vereiste kwalificatie is beschikbaar. Het systeem controleert dynamisch op dubbele invoer en andere beperkingen en geeft dienovereenkomstig waarschuwingen.
Overzicht van het shiftplan
In het overzicht is het shiftplan voor een week te zien. Het gehele shiftplan kan met één klik naar een andere week worden gekopieerd. Dit kan naar wens van toepassing zijn op alle of alleen geselecteerde functies.
Staafdiagram voor shiftplanning
Het staafdiagram biedt een goed overzicht om efficiënte shiftplanning te garanderen door overbezetting en onderbezetting te vermijden.
Wekelijks staafdiagram
Mijn Shiftplan
Werknemers kunnen hun geplande tijden en locaties online bekijken.
Waarschuwingsbericht voor shiftplanbeperkingen
Beperkingen
Verschillende soorten beperkingen van individuele werknemers kunnen worden overwogen voor de planning.
De shiftplanner krijgt een waarschuwingsbericht te zien als de werknemer op vakantie is of zijn werktijdlimiet heeft bereikt.
In het systeemconfiguratiegedeelte kunnen beperkingen worden aangepast om alleen waarschuwingsberichten uit te geven of om werknemers volledig van dienst te blokkeren.
De volgende beperkingen zijn beschikbaar:
- Vakantie
- Ziekte
- Verjaardag
- Rustperiodes
- Collega's
- Vestigingen
Publicatie
Het shiftplan kan op de volgende manieren worden gepubliceerd:
- Afdruk
- Online
Planninghulpmiddelen
Naast de beperkingen zijn er andere nuttige hulpmiddelen die de shiftplanning ondersteunen.
Deze omvatten informatie over het aantal contracturen, functies waarvoor de werknemer gekwalificeerd is, vestigingen en functies waarin de werknemer ervaring heeft, evenals informatie over mogelijke vervangende werknemers.
Ervaring van werknemers
Functies
- Planning in wekelijkse overzicht
- Planning op functies
- Conflictbeheer
- Beperkingen van werknemers
- Kopieerfunctie
- Accumulation van uren per werknemer
- Staafdiagram
- Werknemerstoegang ("Mijn Shiftplan")
- Distributie van het shiftplan per e-mail
- PDF-shiftplan
- Rapporten per vestiging en functie
- Shift-sjablonen
- Verkoop / arbeidskosten / arbeidskostverhoudingen
- Planninghulpmiddelen (informatie over werknemers)
Medewerkersbeheer
Contractgegevens worden opgeslagen in de centrale database. Toegangsrechten voor front-end modules worden ingesteld in het personeelsdossier.
Werknemersdossiers worden centraal opgeslagen in de OktoPOS Manager. Zo zijn de gegevens beschikbaar in het hele systeem zonder dubbele invoer. Van dienstplanning tot tijdregistratie en kassalogin.
Werknemersdatabase
Werknemer login bij de kassa
Contractbeheer
De geschiedenis van de belangrijkste contractgegevens wordt opgeslagen in het personeelsdossier. Dit dient ook voor de berekening van arbeidskostenverhoudingen en voor andere rapporten.
Vakantieaccounts
Bijhouden van vakantietoelagen.
De jaarlijkse vakantietoelage en vervaldatum worden berekend op basis van de contractgegevens.
Verzuimdagen (ziekte) kunnen ook worden bijgehouden.
Vakantieaanvragen en ziekteverlofperiodes activeren waarschuwingsberichten in de dienstplanning als de werknemer is ingepland op een tijdstip waarop hij niet beschikbaar zal zijn.
Vakantieaccount in het personeelsdossier
Voordelenbeheer
Eenvoudige afstemming van toeslagbetalingen met werkelijk gewerkte uren.
Met de functie voor toeslagbeheer kunt u belastingvrijgestelde toeslagen berekenen tijdens feestdagen en nachtdiensten.
Deze functie is direct verbonden met OktoTime.
Checklists
Bijhouden van items die aan werknemers worden uitgedeeld.
Een checklist in het personeelsdossier. Items die aan werknemers worden uitgedeeld en geretourneerd, kunnen worden ingevoerd voor tracking. (bijv. sleutels, uniform, enz.).
Checklist in personeelsdossier
Vacatures
Ontvangst van sollicitaties via uw website in de OktoPOS Manager.
U kunt vacatures voor openstaande functies maken die op uw website kunnen worden geplaatst. Sollicitaties kunnen via de website rechtstreeks naar de OktoPOS Manager worden gestuurd. Binnenkomende sollicitaties worden beheerd in de OktoPOS Manager.
Vacaturebeheer
Werving
Beheer van sollicitanten
OktoCareer - Personeelsadviessoftware
Met de aparte OktoCareer-module heeft u de beschikking over een professioneel sollicitantenbeheersysteem:
- Vacatures op uw eigen website en op vacaturesites
- Sollicitaties ontvangen via de website, vacaturesites en per e-mail
- Aanmaak van een sollicitantendossier
- Elektronische analyse van het cv
- Juridisch conforme verkregen toestemming voor gegevensverwerking
- Deadlinemanagement voor gegevensbescherming en juridisch conforme verwijdering
- Geïntegreerde communicatie met sollicitanten via e-mail
- Beoordelingen van kandidaten
- Onderhoud van lange en korte lijsten
- Aanmaak van een kandidatenpool
- Beheer van vacatures
- Functie voor herindiening
- Outlook-verbinding
- Rapportage
De OktoCareer-module is geschikt voor bedrijven die 10 of meer sollicitaties per maand ontvangen. Met OktoCareer behoudt u het overzicht, mist u geen deadlines meer en zorgt u voor een professionele uitstraling op de arbeidsmarkt.
- Houd de sollicitant bij
- Mis geen deadlines meer
- Professionele uitstraling op de arbeidsmarkt
- Betere beslissingen door meer informatie