Belegausgabepflicht: Regeln, Ausnahmen und die elektronische Alternative

Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss nach § 146a Abs. 2 AO zu jedem Geschäftsvorfall in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang einen Beleg erstellen und dem Kunden anbieten. Mitnehmen muss der Kunde ihn nicht.

Was auf dem Beleg stehen muss

Name und Anschrift des Betriebs, Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende des Vorgangs, Art und Menge der Ware oder Leistung, Entgelt und Steuerbetrag je Steuersatz, die Transaktionsnummer und die Seriennummer von Kasse oder TSE sowie die Signaturdaten, üblicherweise als QR-Code. Mit diesem Code prüfen Kontrolleure beim Testkauf, ob hinter dem Bon tatsächlich ein signierter Vorgang steht.

Elektronisch: was zählt und was nicht

Der Beleg darf elektronisch bereitgestellt werden, wenn der Kunde zustimmt, und zwar in einem standardisierten Format wie PDF, PNG oder JPG. Bewährt hat sich der QR-Code auf dem Kundendisplay, über den der Kunde den Beleg ohne App und ohne persönliche Daten lädt. Ob er ihn tatsächlich abruft, ist unerheblich. Nicht ausreichend ist es, den Beleg nur auf dem Bildschirm anzuzeigen, ohne dass der Kunde ihn übertragen bekommen kann.

Befreiung nach § 148 AO

Das Finanzamt kann auf Antrag befreien, wenn Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden und die Ausgabe eine sachliche oder persönliche Härte wäre. Die Kosten des Bondrucks allein gelten nicht als Härte. Die Befreiung ist widerruflich und lässt alle übrigen Pflichten der KassenSichV unberührt.

Folgen eines fehlenden Belegs

Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist heute nicht bußgeldbewehrt. Er ist aber oft der Einstieg in eine Kassennachschau, denn ein Testkauf ohne Bon führt direkt zur Frage, ob der Vorgang überhaupt in der Kasse steht.

Ausblick: elektronischer Beleg ab 2028

Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 soll ab dem 1. Januar 2028 der elektronische Beleg in standardisiertem Format der Regelfall werden, etwa per QR-Code, Download-Link oder Kundenkonto. Papier gäbe es auf Verlangen des Kunden. Kassen mit eichrechtlich geprüfter Waage dürften bis Ende 2032 weiter Papierbelege ausgeben. Die Befreiung nach § 148 AO entfiele, und Verstöße gegen die Belegregeln wären bußgeldbewehrt. Bundestag und Bundesrat haben noch nicht zugestimmt, bis dahin gilt die heutige Regel.

Häufige Fragen

Reicht der Kassenbon als Bewirtungsbeleg?

Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten verlangt die Finanzverwaltung seit 2023 einen maschinell erstellten Beleg aus einer Kasse mit TSE-Angaben (BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021). Nur wenn der Gastronom ohne elektronische Kasse arbeitet, bleibt eine handschriftliche Rechnung zulässig.

Ist der Kassenbon zugleich eine Rechnung?

Bis 250 Euro brutto kann er als Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV gelten, wenn er die dort verlangten Angaben enthält, darunter Steuersatz und Bruttobetrag. Darüber braucht der Geschäftskunde eine vollständige Rechnung mit seinen Angaben.

Ersetzt der Kartenzahlungsbeleg den Kassenbon?

Nein, er stammt vom Terminal und trägt keine TSE-Daten. Beide lassen sich aber auf einem Ausdruck kombinieren.

Muss auch für einen Storno ein Beleg erstellt werden?

Jeder abgeschlossene Geschäftsvorfall ist ein Vorgang mit Belegpflicht, also auch die Rückgabe oder Erstattung eines bereits abgeschlossenen Verkaufs.

Gilt die Bonpflicht auch am Marktstand?

Überall dort, wo eine elektronische Kasse eingesetzt wird. Mit offener Ladenkasse gilt sie nicht.

Stand: 6. November 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrem Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.

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