Compliance
Sicherheit für Ihre Transaktionen.
Die Sicherheit und Konformität mit gesetzlichen Bestimmungen steht an erster Stelle.
Das OktoPOS Kassensystem ist für den Profi Anwender konzeptioniert. Dies bedingt ein hohes Maß an Sicherheit und Kontrolle am Point of Sale.
Für uns umfasst Compliance mehrere Bereiche:
Datensicherheit und Datenschutz
Maximale Datensicherheit mit OktoPOS
Ihre Daten werden in modernsten, zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren verarbeitet und redundant an zwei unterschiedlichen Standorten gespeichert, um höchstmögliche Sicherheit gegen Datenverlust zu gewährleisten.
Volle Kontrolle in Ihren Händen:
Im Rahmen einer Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung garantieren wir Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre Daten. Sie behalten stets die volle Verfügungsgewalt.
Manipulationssicherheit
Die OktoPOS Kasse verfügt über umfassende Sicherheitsfunktionen, um Unregelmäßigkeiten proaktiv zu verhindern. Durch den optionalen Einsatz von digitalen Bestellsystemen stellen Sie sicher, dass alle Bestellungen präzise und korrekt im System erfasst werden.
Kein Raum für Manipulationen: OktoPOS unterbindet jegliche Manipulationen von Daten. Wir lehnen den Einsatz von Zappern und ähnlichen Tools, die zur Minderung der Steuerlast genutzt werden könnten, strikt ab. Das ist gesetzlich vorgeschrieben, und wir stehen dahinter.
DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
Die Systemarchitektur von OktoPOS bietet ideale Voraussetzungen zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften für personenbezogene Daten, einschließlich der DSGVO in der EU.
Im Vergleich zu herkömmlichen Systemen mit lokalen Servern und Datenhaltung bietet die OktoPOS Manager Cloud folgende Lösungen:
- Sichere Datenverarbeitung: Ihre Daten werden in abgesicherten Rechenzentren verarbeitet, die alle gesetzlichen organisatorischen und technischen Maßnahmen erfüllen.
- Automatische Backups: Regelmäßige, automatisierte Sicherungen schützen Ihre Daten vor Verlust.
- Effektive Datenlöschung: Personenbezogene Daten können effektiv gelöscht werden, ohne dass sämtliche alte Backups entfernt werden müssen. Ältere Backups werden als 'technische Backups' sicher gespeichert.
- Detaillierte Zugriffsrechte: Über individuell einstellbare Zugriffsrechte legen Sie selbst fest, wer Zugang zu sensiblen Daten hat.
- Sichere Datenübertragung: Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt via HTTPS.
- Auslagerung von Haftung: Durch Auftragsverarbeitung wird die Haftung professionell ausgelagert.
Verfahrensdokumentation
Als Betreiber einer Registrierkasse sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und bereitzuhalten. Diese Dokumentation ist entscheidend für die Nachvollziehbarkeit Ihrer Kassenprozesse, einschließlich Stornierungen, Berechtigungsmanagement und Datenverwaltung.
Unterstützung durch OktoPOS:
Wir erleichtern Ihnen die Einhaltung dieser Anforderungen durch Bereitstellung spezifischer Vorlagen und detaillierter Informationen zu Ihrem Kassensystem. Unsere Ressourcen helfen Ihnen, die Verfahrensdokumentation sachgerecht zu erstellen und bei einer Kassennachschau des Finanzamts vorzulegen.
Zahlungssicherheit
Wir halten die PCI Richtlinien (Payment Card Industry Data Security Standard) und PSD2 (Payment Service Directive) für die sichere Abwicklung von Karten-Zahlungstransaktionen ein.
Deutschland
GoBD
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff.
Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch GoBD konforme Registrierkassen in Deutschland verwendet werden.
OktoPOS Kassen sind GoBD konform.
Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
OktoPOS erfüllt die Anforderungen der KassenSichV (Kassensicherungsverordnung).
www.kassensichv.com
Dies beinhaltet:
Absicherung der Vorgänge durch eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
OktoPOS verwendet die zertifizierte TSE von Cryptovision oder Swissbit. Diese wird in einen freien USB Port gesteckt. Wir verwenden keine Cloud-TSE. Damit ist OktoPOS offlinefähig und gesetzeskonform.
Die TSE muss käuflich erworben werden. Sie hat eine Laufzeit von 5 Jahren.
Speicherung der TSE Daten im OktoPOS Manager
Die TSE Daten werden täglich aus der TSE exportiert und im OktoPOS Manager gespeichert. Damit entfallen für Sie die ansonsten vorgeschriebenen regelmäßigen Backups der TSE Daten. Die TSE Daten sind für Steuerprüfungen im OktoPOS Manager jederzeit abrufbar.
Speicherung des DSFinV-K Exports im OktoPOS Manager
Der DSFinV-K Export wird im OktoPOS Manager gespeichert und ist für Steuerprüfungen jederzeit abrufbar.
Keine Zusatzkosten
OktoPOS erhebt keine Zusatzgebühren für die KassenSichV Funktionen. Bis auf die TSE Hardware sind sämtliche Funktionen im OktoPOS System integriert. Es fallen keine einmaligen oder laufenden Kosten für Schnittstellen und Dienste Dritter an.
Dies ist der günstigste Weg, die Anforderungen der KassenSichV zu erfüllen.
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