Kassensystem
Ein POS-System. Alle Funktionen. Ihre Branche.
Auf dieser Seite
Kassensystem
der Spitzenklasse
Unser High-End-POS-System vereint modernste Technologie mit maximaler Zuverlässigkeit.
Funktionen der Kasse
Login / Berechtigungen
- Kassierer-Login mit PIN, kontaktloser Chipkarte (RFID) oder Kellnerschlüssel
- Verschiedene Benutzerrechte (Rollen)
- Automatischer Logout nach jeder Transaktion (optional)
- Schneller Kassierer-Wechsel (ohne erneutes Einloggen)
Layout / Sprache
- Auswahl der Kassierersprache
- Auswahl der Kundensprache
- Auswahl zwischen Einzelhandels- und Gastronomieterminologie
- Helles vs. dunkles Farbschema
- Icon-gestützte Benutzerführung
- Hilfetexte für jede Funktion
Sicherheit
- Keine Bedienung bei geöffneter Kassenschublade (optional)
- Automatische Mini-Ausdrucke für jede Transaktion (optional)
- Ausblenden der erwarteten Bargeldbeträge (optional)
- Anzeige des Wechselgeldes erst nach Abschluss der Transaktion (optional)
- Farbige Hintergründe zur Bestätigung von Stornierungen und Transaktionsabschlüssen (optional)
- Kellnerschlösser
Compliance
- GoBD-konform
- KassenSichV-konform
- Lokale TSE (offline-fähig)
Trainingsmodus
- Aufzeichnung von Trainingstransaktionen
Artikel
- Unbegrenzte Artikelanzahl
- Artikelauswahl per Touchscreen oder Scanner
- Individuelles Touchpad-Layout mit dem OktoPOS Manager
- Individuelle Farbkodierung der Artikeltasten
- Untergruppen für Artikeltasten
- Scannen von Presseprodukten mit automatischer Eingabe von Artikelnummer, Preis, MwSt. und Ausgabenummer
- Artikelinformationen (Preise, Nährwerte, Allergene)
- Produktbündelung
- Artikelnotizen
- Bearbeitung von Artikeln im OktoPOS Manager oder an der Kasse.
- Pfand für Leerflaschen
Artikelinformation
- Anzeige der Artikelbeschreibung
- Anzeige von Allergenen
- Nährwertrechner
Preise
- Konfiguration von Vertriebskanälen (Inhouse, Take Away, etc.)
- Verkaufspreise und MwSt. abhängig von Vertriebskanal und Filiale
- Preisberechnung nach Stück oder Einheit (z. B. Gewicht)
- Festpreise oder manuelle Preiseingabe
- Unbegrenzte Rabattarten
- Artikelrabatte und Gesamtbetrag-Rabatte
- Nicht rabattierbare Artikel
- Auswahl der Artikel, die für bestimmte Rabatte nicht verfügbar sind
- Aktionsartikel / Kombos
Pfand
- Automatische Pfandbuchung
Rabatte
- Artikelrabatte
- Gesamtrabatte
- Prozentuale Rabatte
- Absolute Rabatte
- Mengenrabatte
- Aktionspakete / Kombos
Abfall
- Schwunderfassung
- Verlusterfassung fließt in den erwarteten Bestand ein
Payment
- Zahlungsmethoden: Bar, Karte, Scheck, Rechnung, Gutschein, Zimmerverrechnung
- Prepaid-Karten
- Rückgeld
- Trinkgeldrechner
- Vordefinierte Gutscheine
- Eingabe variabler Beträge
- Aufteilung der Zahlungsmethoden
- Zimmerverrechnung (Hotel)
- Fremdwährung
- Barabhebung bei Kartenzahlung
- Anschluss von Kartenzahlungsgeräten
Fremdwährungen
- Fremdwährungsannahme
- Fremdwährungs- in Basiswährungsumrechnung
Guthabenkarte
- Aufladen von Geldwerten an der Kasse oder online
- Für Kantinen
- Für Schulen
- Für Prepaid-Wertkarten
- Plastikkarten, QR-Codes, etc.
- Mit Kundennamen oder anonym
- Wiederaufladen
- Aufladelimits
- Restguthabenausgabe-Funktion
Geschenkgutscheine
- Integriertes Geschenkgutscheinsystem
- Prepaid-Karten
- Automatische Erstellung von Gutscheinserien im OktoPOS Manager
Zahlungen zugunsten Dritter
- Verbuchung von Lotto
- iTunes-Gutscheine
- Amazon-Gutscheine
- Etc.
Post-Paid Karten
- Speicherung von Bestellungen auf kontaktlosen Gästekarten
- Bestellen an der Theke oder am Self-Order-Terminal und späteres Bezahlen an der Kasse oder am Self-Checkout-Terminal
Trinkgeld
- Trinkgelderfassung
- Trinkgeldrechner
- Trinkgeld per Kartenzahlung
- Erfassung des Trinkgeldes durch den Kassierer an der Kasse oder durch den Kunden am Kartenzahlungsterminal
- Übertragung des am Kartenzahlungsterminal eingegebenen Trinkgeldes an die Kasse mit korrekter Buchung
- Trinkgeldliste im OktoPOS Manager (Kassenverwaltung)
Tische / Bon parken
- Tischverwaltung
- Warenkorb aufteilen
- Warenkorb zusammenführen
- Schnell-Parkfunktion (für den nächsten Kunden)
- Artikelsuche in offenen Tischen / Parkplätzen
Beilagen
- Maximale auswählbare Menge
- Minimale auswählbare Menge
- Mehrstufige Beilagenauswahl
- Beilagenvorlagen
Gangverwaltung
- Zuweisung eines Gangs zu einem Artikel
Zubereitungsarten
- Auswahl der Zubereitungsart / Garstufe
- Anzeige der gewählten Zubereitungsart in der Küche
Bestellaufgabe
- Bestellungen an die Küche senden
- Freitextnotiz für die Küche
Kunden
- Kundenauswahl
- Bonuspunktesystem für Kunden
- Geldwert auf Kundenkarten
- Kunden-App für Geldwerte (Identifikation bei Zahlung)
- Prepaid-Kundenkarten (z. B. für Kantinen)
Bonuspunkte
- Integriertes Bonuspunktesystem
- Bonuspunkte sammeln und einlösen
- Sammeln von Bonuspunkten nach Umsatzwert oder Menge
Ausdrucke
- Zwischenrechnung
- Beleg
- Bewirtungsbeleg
- Mini-Ausdruck
- Rabattbeleg
- Zahlung auf Rechnung
- Individueller Rechnungskopf mit Logo
- Individueller Fußbereich
- Mit oder ohne Kassierernamen
- Optionaler Trinkgeldaufdruck
- Optionaler Wechselgeldaufdruck
Berichte
- Verschiedene Berichtsausdrucke
- Kassiererberichte
- Kellnerberichte
- X-Bericht
- Z-Bericht
- Zeitverteilungsbericht
- Artikelbericht
- Warengruppenbericht
- Topseller-Bericht
- Margenanalyse
- Lohnkostenquoten (mit tatsächlichen Arbeitszeiten oder Schichtplandaten)
- Schwundbericht
- Rabattbericht
- Stornierungsbericht
- Proforma-GuV nach Filiale
Storno
- Artikelstornierung
- Belegstornierung
- Beleg zurückziehen
- Zahlungsmethode ändern
- Gutschriften
Kassenabschluss
- Periodenabschluss mit Eingabe des tatsächlichen Kassenbestands
- Soll-Ist-Vergleich
- Kassenbuch
Barentnahmen
- Dokumentation von Kassenentnahmen
- Zum Beispiel beim Periodenabschluss
- Kassenentnahmen für Ausgaben
- Gesetzeskonformes Kassenbuch
Buchungsliste
- Belegübersicht
- Belegdetails
- Artikelsuche in der Belegliste
- E-Mail-Versand von Belegen an Kunden
- Ansicht jeder Transaktion mit allen Details im OktoPOS Manager
Elektronischer Beleg
- PDF-Beleg per QR-Code
- Anzeige des QR-Codes auf dem Kundendisplay
- Anzeige des QR-Codes auf dem Mini-Ausdruck
- Optional: PDF-Beleg per E-Mail
Online-Bestellungen
- Anzeige von Online-Bestellungen
- Bestellungen aus der OktoPOS-Kunden-App
- Bestellungen aus dem OktoPOS-Onlineshop
- Bestellungen von Self-Order-Terminals
- Bestellungen aus E-Menüs
Integration von Websites
- Integrierter Browser
- Lesezeichen für individuelle Websites
- Z. B. Intranet, Lieferanten
Branchen
- Clubrestaurants
- Bars
- Frischetheken
- Getränkehandel
- Hotels
- Restaurants
- Diskotheken
- Quick Service
- Friseursalons
- Einzelhandel
- Etc.
Kundendisplay
- Kleines oder großes Kundendisplay (15")
- Saisonale Videos auf großem Kundendisplay
- Individuelle Werbevideos auf dem Kundendisplay
- Aktivitätsbasierte Videos auf dem Kundendisplay (Geburtstag)
Peripherie
- Dank Standard Windows PC System, steht eine endlose Auswahl an Peripherie zur Verfügung.
Anbindung
- Einzelne Kassen werden über das Internet mit dem OktoPOS Manager verbunden.
- Wenn mehrere Kassen in der Filiale synchronisiert werden müssen (z. B. für die Tischverwaltung) oder das Küchensteuerungssystem OktoKitchen verwendet wird, erfolgt die Koordination der Daten in der Filiale über einen kleinen Server.
Kurze Filme zu einzelnen Funktionen der Kasse
focusedUX®
Kein anderes System im Markt hat einen vergleichbaren Funktionsumfang und ist so einfach zu bedienen.
focusedUX® Die Kassenoberfläche ist nach dem von unseren User Experience Experten entwickelten focusedUX® Modell gestaltet.
Jahrelange Optimierung Durch jahrelange Beobachtungen und Rückmeldungen von OktoPOS Cash Nutzern haben wir unser System kontinuierlich optimiert.
Symbolorientierte Navigation Die Navigation von OktoPOS Cash wird durch mehr als 200 individuell gestaltete Icons unterstützt. Symbole und kurze Animationen helfen auch Nutzern, die die Landessprache nicht beherrschen.
Fokussierte Dialoge Die Dialoge von OktoPOS Cash sind nicht überfrachtet. Wenn es sinnvoll ist, sind Dialoge in mehrere Masken aufgeteilt.
Orientierungshilfen Das System ist mit vielfältigen farblichen und grafischen Orientierungshilfen ausgestattet. So sind Funktionsbuttons, die aktiviert wurden, mit einem leuchtenden Punkt markiert.
Sprachen Jeder Kassierer kann seine eigene Sprache wählen. Dies hat keine Auswirkung auf die Sprache auf den Ausdrucken und auf dem Kundendisplay.
Kontext-Buttons Die Kassenoberfläche von OktoPOS Cash zeigt nur Buttons an, die für den derzeitigen Vorgang gewählt werden können. Nicht relevante Buttons werden ausgeblendet.
Hilfetexte Wenn Sie den Finger auf einer beliebigen Schaltfläche halten, wird ein kurzer Text mit der Erklärung ihrer Funktion angezeigt.
Trinkgeld Die Kasse zeigt dem Kassierer den Trinkgeldbetrag an.
Rückgeld Zahlbetrag und Rückgeld stehen groß auf dem Bildschirm.
- Einarbeitung neuer Kassierer in wenigen Minuten
- Höchste Effizienz und Nutzerkomfort
- Vermeidung von Fehlern
- Geführter Workflow
- Konzentration auf das Wesentliche
- Schneller Kassiervorgang
- Tastendrücke auf Wunsch akustisch untermalt
- Geführte Abläufe bei komplizierten Vorgängen
Anbindung
Einzelne Kassen sind direkt über das Internet mit dem OktoPOS Manager verbunden. Sollten sich mehrere Kassen in einer Filiale untereinander synchronisieren müssen (z. B. gemeinsame Tischverwaltung) oder es wird die Küchensteuerung OktoKitchen eingesetzt, dann erfolgt die Koordination der Daten unter den Geräten in der Filiale durch einen kleinen Server.
Peripherie
Dank Standard Windows PC System, steht eine endlose Auswahl an Peripherie zur Verfügung.
- Software:
- Hardware:
- Herstellerunabhängigkeit.
- Breite Auswahl an Modellen.
- Vom schlanken Tablet-Computer (z. B. Microsoft Surface) bis zur robusten Touchscreen-Kasse.
- Datenanbindung:
- LAN, Wi-Fi, Mobil
Wie lege ich neue Artikel an?
- In der Artikelverwaltung im OktoPOS Manager. Für den Artikel wird manuell eine Artikelakte angelegt. In der Artikelakte werden die Eigenschaften des Artikels eingetragen.
- Per Excel (CSV) Upload.
- Mit der Kasse. An Stand-Alone-Kassen können Artikel mit den wichtigsten Datenfeldern angelegt werden, sodass diese direkt verkauft werden können. Wird ein unbekannter Barcode gescannt, fragt die Kasse, ob sie den Artikel erstellen soll.
- Über eine API. Artikel können über die offenen HTTP-Schnittstellen im OktoPOS Manager erstellt werden.
Wie viel Schulung braucht ein neuer Kassierer?
OktoPOS Cash ist so anwenderfreundlich aufgebaut, dass jeder Mensch sofort damit anfangen kann zu arbeiten. Der Kassierer wird von der Kasse auf mögliche Fehler hingewiesen und anhand von Animationen geführt. Eine ausgiebige Schulung ist daher in der Regel nicht nötig.
Architekturvergleich
Wovon eine Kasse im Betrieb abhängt.
Kassensysteme unterscheiden sich weniger in den Funktionen als darin, wo das Programm läuft und wo die Daten liegen. Daraus folgt, was passiert, wenn WLAN oder Internet ausfallen, wie schnell die Kasse reagiert und ob sich mehrere Standorte zentral auswerten lassen.
Wo das Programm läuft und wo die Daten liegen
Läuft im Browser. Bucht direkt auf einem Server im Internet.
Eigenes Programm auf einem Tablet ohne vollwertigen USB-Anschluss (iPad). Daten mehrfach am Tag.
Eigenes Programm auf einem Rechner mit vollwertigem USB-Anschluss. Daten mehrfach am Tag.
Unser Weg
Eigenes Programm auf einem Rechner mit vollwertigem USB-Anschluss. Daten erst am Tagesende.
Eigenes Programm auf einem Rechner. Ohne zentrale Datenbank, die Datenbank liegt auf demselben Rechner.
Programm lokal, Daten zentral
Beides, nicht eines von beiden.
OktoPOS läuft als eigenständiges Programm auf dem Kassenrechner und tauscht seine Daten mehrfach am Tag mit der zentralen Datenbank aus. Damit steht das System bewusst in der Mitte zwischen einer Kasse, die alles über das Internet erledigt, und einer Kasse, die allein für sich arbeitet.
- Die Hauptfunktionen arbeiten weiter, wenn WLAN oder Internet ausfallen.
- Drucker, Waage, Scanner und Kundenbildschirm hängen direkt am Gerät.
- Kein Tempoverlust durch Funkstrecken und Internetleitungen.
- Die Belege gehen mehrfach am Tag in die zentrale Datenbank, nicht erst zum Tagesabschluss.
- Auswertung und Datenpflege laufen im OktoPOS Manager von jedem Ort.
Architektur: lokal + Cloud
- Offline‑fähig am POS:
Lokale Frontends laufen autonom; hardwarebasierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen. - Cloud‑Module zentral:
Preise, Artikel, Reporting & Workflows aus der Zentrale. Echtzeitsync bei Verbindung, ohne manuelle Backups. - Einfacher Betrieb:
Keine eigenen VPNs oder Server nötig; sichere, kontinuierliche Datenspeicherung.
Auf schmalen Bildschirmen lässt sich die Tabelle seitlich schieben.
| Merkmal | Browser-Kasse | Tablet-Kasse | OktoPOSUnser Weg | Kasse mit Tagesabschluss | Einzelplatzkasse |
|---|---|---|---|---|---|
| Netzwerk im Haus für den laufenden Kassenbetrieb nötig? | Zu jeder Zeit | Zu jeder Zeit, auch für den Zugriff auf Drucker und Geräte | Für die Hauptfunktionen nicht | Für die Hauptfunktionen nicht | Nicht nötig |
| Internet für den laufenden Kassenbetrieb nötig? | Zu jeder Zeit | Mit Belegsignatur aus der Cloud in der Regel ja1 | Nicht nötig | Nicht nötig | Nicht nötig |
| Internet für Küchensteuerung und Service-Terminals nötig? | Ja | In der Regel ja | Nicht nötig | Nicht nötig | Nicht nötig |
| Internet für Datenabgleich und Umsätze in der zentralen Datenbank nötig? | Ja | Ja | Ja | Ja | Keine zentrale Datenbank vorhanden |
| Mehrere Kassen und Filialen zentral auswerten und steuern? | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Auswertung in Echtzeit und Datenpflege von jedem Ort? | Ja | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Fernwartung | Vollständig | Eingeschränkt | Weitgehend | Kaum | Praktisch nicht |
| Laufende Kosten für die Belegsignatur | In der Regel ja | In der Regel ja | Nein | In der Regel nein | In der Regel nein |
| Tempo unabhängig von WLAN und Internet? | Nein | Nein | Ja | Ja | Ja |
1 Wird die Belegsignatur als Cloud-Dienst bezogen, braucht die Kasse dafür im steuerkonformen laufenden Betrieb eine Funk- oder Internetverbindung. Fällt die Verbindung aus, muss der Ausfall der Sicherheitseinrichtung auf den Belegen gekennzeichnet und die Verbindung unverzüglich wiederhergestellt werden. Alternativ läuft die Belegsignatur über einen lokalen Server oder ein besonderes Druckermodell.
Tabelle als PDFOfflinefähigkeit
Online- und Offline Kassensystem: das Beste aus beiden Welten
Durch eine intelligente Kombination aus Offline- und Online-Betrieb bietet unser Kassensystem die ideale Anbindung an unsere webbasierte Verwaltungssoftware (OktoPOS Manager) bei gleichzeitiger Offline-Fähigkeit.
OktoPOS Kassen können ohne ständige Internetverbindung genutzt werden. Belege werden an den OktoPOS Manager gesendet, sobald die Internetverbindung wieder verfügbar ist.
Das OktoPOS-Kassensystem kann fast alle Vorgänge ohne Internetverbindung ausführen. Eine Internetverbindung wird nur für einzelne Funktionen wie das Versenden von Belegen an die Verwaltungssoftware, Datenaktualisierungen und bestimmte Kundenfunktionen benötigt.
Kassensicherungsverordnung
und Offlinefähigkeit
OktoPOS verwendet lokale USB oder SD-Karten für die Technischen Sicherheitseinrichtungen. Damit sind OktoPOS Kassen unabhängig von einer Absicherung der Belege in der Cloud.
Sowohl in Deutschland als auch in Österreich müssen Belege entsprechend gekennzeichnet werden, wenn die Technischen Sicherheitseinrichtungen nicht verfügbar sind. Die Kassen erfüllen ab dem Moment die Abgabenordnung nicht mehr in vollem Maße und dem Zustand muss unverzüglich Abhilfe geschaffen werden. In Österreich muss der Ausfall dem Finanzamt gemeldet werden, wenn er länger als 48 Stunden andauert.
Einige Kassen, insbesondere viele iPad Kassen beziehen die Signatur der Belege aus der Cloud. USB und SD-Sicherheitseinrichtungen können nicht direkt mit iPads verbunden werden. Diese Kassen sind im o.g. Sinne von einer Internetanbindung abhängig.
Wenn Sie Ihre Kasse geplant und regelmäßig für bestimmte Zeiten offline betreiben möchten, z. B. in einem Foodtruck oder an mobilen Verkaufsständen, die ihren Standort in Gebieten ohne Internet haben, dann bietet OktoPOS mit der lokalen USB / SD-Sicherheitseinrichtung die ideale Lösung.
Hinterfragen Sie Werbeaussagen bezüglich der Offlinefähigkeit von iPad Kassensystemen in Bezug auf die Erfüllung der Anforderungen der Abgabenordnung während des Offlinebetriebs.
Elektronischer Beleg
Der Kunde scannt einen QR-Code und hat seinen Beleg als PDF auf dem Telefon.
- Kasse: QR-Code auf dem Kundendisplay oder auf dem Ausdruck
- Self-Checkout: QR-Code am Terminal
- Bestellsysteme: QR-Code am OrderPayTab, ohne mobilen Drucker
So kassieren Sie mit OktoPOS Cash
Artikel antippen, bezahlen, Beleg ansehen.
Virtuelle Kasse
Mobil kassieren mit OktoPOS: einfach und überall
Sind Sie oft unterwegs oder benötigen Sie eine flexible Lösung für temporäre Verkaufsstätten, etwa bei Hausbesuchen oder Pop-up-Events? Der OktoPOS Shop macht es möglich. Integrieren Sie einfach einen QR-Code auf Ihrer Visitenkarte oder einem Flyer. Ihre Kunden scannen diesen Code mit ihrem Smartphone, wählen die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen aus und bezahlen direkt über ihr Mobilgerät.
Die Kasse läuft auf dem Telefon oder dem Tablet, das im Betrieb schon da ist. Kassiert wird im Laden, am Tisch, auf dem Markt oder beim Kunden zu Hause.
Zahlungswege im OktoPOS Kassensystem
Bar, Karte, Guthaben oder auf Rechnung: alles in einer Buchung.
Das OktoPOS System bietet eine große Auswahl an Zahlungswegen. Der Kassierer wählt die Zahlungsart im Zahlungsdialog der Kasse. Mehrere Zahlungsarten lassen sich in einer Buchung kombinieren.
- Sofort bezahlt: Bargeld, Karte, Fremdwährung, Scheck
- Guthaben und Gutscheine: vorher aufgeladen oder gekauft
- Später bezahlt: Rechnung, Zimmer, Gästekarte, Lastschrift
- In jeder Buchung: Teilzahlungen, Trinkgeld, Barauszahlung
Der Zahlungsdialog auf der Kasse. Rechts stehen nur die Zahlungsarten, die der Betrieb freigeschaltet hat.
Bar, Karte und Scheck
Bargeld
Es steht ein integriertes Kassenbuch zur Verfügung.
Karte und mobiles Bezahlen
Software: API-EFT
Über die Kartenzahlungsgeräte können nicht nur Kredit- und EC-Karten sondern auch mobile Payment wie Google Pay oder Apple Pay abgerechnet werden.
Kartenzahlungsgeräte können über ZVT, Pepper oder Compos (China) an OktoPOS Cash angeschlossen werden.
Bargeld in Fremdwährung
Es lassen sich beliebige Währungen und Wechselkurse hinterlegen. Die Kasse rechnet die Fremdwährung in die Basiswährung der Kasse um.
Schecks
Beispielsweise Restaurantschecks.
Guthaben und Gutscheine
Guthabenkarte
Prepaid-Karten können an der Kasse aufgeladen und verkauft werden. Der Wert kann in beliebigen Stückelungen bei späteren Käufen eingelöst werden. Prepaid-Karten können auch wieder aufgeladen werden.
Wertguthabenkonto
Kunden können ihr Wertguthabenkonto aufladen und den Saldo für spätere Käufe verwenden. Die Einzahlung erfolgt entweder über eine Kasse oder über ein Aufladeterminal.
Geschenkgutscheine verkaufen
Geschenkgutscheine können entweder an der Kasse über den Belegdrucker erstellt werden oder sie werden über einen von OktoPOS zur Verfügung gestellten Online-Shop verkauft.
Wertgutscheine annehmen
In der Kasse können beliebige Arten von Wertgutscheinen als Zahlungsmittel definiert werden. Die Kassenberichte unterteilen die verschiedenen Wertgutscheinarten, so dass sie in der Buchhaltung auf das entsprechende Verrechnungskonto gebucht werden können.
Wertgutscheine des Kooperationspartners SitPay können über die SitPay Schnittstelle eingelöst und entwertet werden.
Offene Posten und Kundenkonten
Auf Rechnung (Debitor)
Kunden können auf Rechnung zahlen. Dafür wird aus dem Belegdrucker die Zahlungsaufforderung mit Zahlungsziel und Bankverbindung gedruckt.
Anschreiben lassen
Kunden können die Rechnung anschreiben lassen. Dafür wird ein vorhandenes oder auf der Kasse angelegtes Kundenkonto ausgewählt. Der Kunde zahlt den offenen Saldo seiner Käufe dann später. Dies kann zum Beispiel in Hotels Anwendung finden oder in Sportvereinen, in denen die Mitglieder ihre offenen Rechnungen jedes halbe Jahr vor Ort an der Kasse ausgleichen.
Zahlung auf Zimmer
Hotelgäste können die Rechnung auf ihr Zimmer schreiben lassen. Die Übertragung erfolgt entweder an ein angeschlossenes Property-Management-System (PMS) oder es wird die in OktoPOS integrierte Verwaltung der Hotelzimmer genutzt.
Gästekarte (RFID)
Gäste bekommen beim Betreten des Restaurants, des Clubs oder der Disco eine Gästekarte ausgehändigt. Jede Bestellung wird auf die Karte gebucht. Beim Verlassen zahlt der Gast den aufgelaufenen Betrag an der zentralen Check-out-Kasse.
Lastschrift
Offene Posten können als Lastschrift eingezogen werden. Die Lastschriftdatei wird aus dem OktoPOS Manager exportiert und in das Banking Programm eingelesen.
An der Kasse. Der Kunde kann direkt auf der Kasse in die OktoPOS Kundendatenbank aufgenommen werden. Wenn die E-Mail-Adresse des Kunden bekannt ist, bekommt der Kunde die Rechnung als PDF geschickt.
Im OktoPOS Manager. Die offenen Posten werden im OktoPOS Manager in der Debitorenliste verwaltet und ausgebucht. In der Kundendatenbank können Kundenkonten für die Zahlung auf Rechnung freigegeben oder gesperrt werden.
In jeder Buchung möglich
- Teilzahlungen. Sämtliche Zahlungsarten können miteinander kombiniert werden, ein Kunde kann eine Verkaufsbuchung auf mehrere Zahlungsarten aufteilen.
- Trinkgeld. Am Kartenzahlungsgerät oder durch den Kassierer erfasst, mit Trinkgeldrechner.
- Barauszahlung. Bargeld gegen Kartenzahlung auszahlen, der Kunde spart sich den Weg zum Geldautomaten.
- Zahlungen zugunsten Dritter. Lotto und Gutscheine Dritter werden ohne Umsatz und ohne Mehrwertsteuer gebucht, im Kassenbestand aber berücksichtigt.
Next Generation PaymentKartenzahlung - OktoFIN-ONE
Optimal integriert. Plug & Play.
Software: SW-OF
Ein Ansprechpartner für Kasse und Kartenzahlung
Das Kassensystem kommt von OktoPOS, die Kartenzahlung mit OktoFIN-ONE von einem eigenen Unternehmen. Für den Betrieb bleibt es eine Stelle: Wer wegen einer Kartenzahlung anruft, spricht mit Leuten, die auch die Kasse kennen.
- Eine Stelle für Kasse und Kartenzahlung
- Rund um die Uhr erreichbar bei Kartenzahlungsproblemen
- Einen Fehler in der Kartenzahlung klärt der OktoPOS-Support mit
- Ein Zugang im OktoPOS Manager für Kassenbuchungen und Kartenzahlungen
KassensystemIhr Logo und Ihre Trinkgeldvorschläge
Zwischen zwei Zahlungen steht auf dem Gerät bildschirmfüllend das Zeichen des Betriebs. Die Trinkgeldabfrage, die der Kunde beim Zahlen vor sich hat, stellt der Betrieb selbst ein.
- Ihr Logo bildschirmfüllend auf dem Gerät, das der Kunde vor sich hat
- Trinkgeldabfrage am Zahlgerät, die Vorschläge stellt der Betrieb ein
Bestellen und kassieren mit einem Gerät
Mit dem OrderPayTab läuft die Kartenzahlung auf demselben Gerät, auf dem der Service die Bestellung aufnimmt. Ein eigenes Kartenzahlungsgerät und ein mobiler Belegdrucker entfallen.
- Bestellung und Zahlung in einem Ablauf
- Kontaktlose Karten und mobile Zahlverfahren direkt am Gerät
- Trinkgeldvorschläge auf dem Display
- Digitaler Beleg über QR-Code, kein mobiler Drucker
- Braucht einen Filialserver im Haus
Drei Geräte werden eins.
Die Monatsabrechnung
Die Abrechnung kommt abgeglichen mit den Buchungen der Kasse ins Haus.
- Jede Zahlung gegen die Kassenbuchung geprüft, getrennt nach Zahlungsweg
- Ersatzbeleg, wo im Kassenbuch ein Umsatz fehlt
- Auf Wunsch der fertige Buchungssatz für die Finanzbuchhaltung
- E-Rechnung nach EN 16931 in der PDF
- Girocardstimmt überein
- Mastercardstimmt überein
- VISAstimmt überein
Den Buchungssatz liefert OktoFIN auf Wunsch gleich mit. Passend zum Kontenrahmen des Betriebs. Das spart je nach Größe des Betriebs einen Arbeitstag im Monat und mehr.
Integrierte Abläufe
Reporting in der Monatsabrechnung
| Thema | Andere Zahlungsdienstleister | OktoFIN |
|---|---|---|
| Abgleich mit der Kasse | Andere:Reine Zahlungsdaten, kein Abgleich mit der Kasse | OktoFIN:Abgleich mit den Kassenbuchungen aus OktoPOS |
| Abweichungen | Andere:Differenzen bleiben ungeklärt | OktoFIN:Jede Abweichung benannt und geprüft |
| Fehlende Buchungen | Andere:Kein Ersatzbeleg bei fehlenden Buchungen | OktoFIN:Ersatzbeleg für fehlende Buchungen liegt bei |
| Offene Posten | Andere:Keine Angabe zu offenen Posten im Folgemonat | OktoFIN:Offene Posten für den Folgemonat ausgewiesen |
| Anmeldung | Andere:Anmeldung in einer fremden Plattform nötig | OktoFIN:Alles im OktoPOS Manager, keine zweite Anmeldung |
| Buchhaltung | Andere:Abstimmung von Hand in der Buchhaltung | OktoFIN:FiBu-Export, E-Rechnung und Buchungssatz ohne Abstimmung von Hand |
Eine Zahlungslösung für alle Kanäle
Zahlungen vor Ort, am Tisch, im Online-Shop und in der Bestell-App laufen über dasselbe Konto zu gleichen Konditionen, auch für Filialen im Ausland. Eine Plattform in mehr als 20 Ländern.
Zahlungen vor Ort, mobil im Laden, im Online-Shop und in der Bestell-App laufen über dasselbe Konto zu gleichen Konditionen, auch für Filialen im Ausland. Eine Plattform in mehr als 20 Ländern.
Ein Vertrag, ein Kontogleiche Konditionen für jeden Kanal- Kasse vor Ort
- OrderPayTab am Tisch
- Mobil im Laden
- Online-Shop, Bestell-App
- Filialen im Ausland, mehr als 20 Länder
- Keine Anbindungsgebühr für die OktoPOS Kasse, keine monatlichen Grundgebühren
- Monatlich kündbar, keine lange Vertragsbindung
- Kartenterminal zur Monatsmiete, SIM-Karte inklusive
- Freischaltung in der Regel innerhalb von 24 Stunden, die Unterlagen gehen über den OktoPOS Manager
Profitieren Sie von unseren günstigen Konditionen und erhalten Sie ein individuelles Angebot basierend auf der Struktur Ihrer Transaktionen.
Sie suchen nur ein Kartenzahlungsgerät ohne Kasse? Dann sprechen Sie uns an. Angebot anfragen
| Merkmal | P630 · stationär | AMS1 · mobil | S1E2L · mobil, OrderPayTab | |
|---|---|---|---|---|
| Bild |  |  |  | |
| Einsatz | an der Kasse, ohne Kabel zur Kasse | mobil, auch als OrderPayTab | mobil, im ganzen Laden | mobil, als OrderPayTab mit großem Display |
| Display | 3,5 Zoll, Touch, Tastatur | 4 Zoll, Touch | 5 Zoll, Touch | |
| Verbindung | WLAN, LAN, Mobilfunk | WLAN, Mobilfunk | WLAN, Mobilfunk | |
| Kartenleser | kontaktlos, Chip, Magnetstreifen, alle Kartenarten | |||
| Strom | Netzteil, kein Akku | Akku, Ladestation | Akku, Ladestation | |
| Maße, Gewicht | 80 × 32 × 170 mm, 310 g | 67 × 18 × 122 mm, 170 g | 75 × 25 × 169 mm, 262 g | |
SIM-Karte in allen Geräten inklusive, als Ersatzweg, wenn das WLAN nicht erreichbar ist. Der Einsatz als OrderPayTab braucht einen Filialserver im Haus.
SIM-Karte in allen Geräten inklusive, als Ersatzweg, wenn das WLAN nicht erreichbar ist.
ZVT-Kabel und WLAN im Vergleich
| Merkmal | OktoFIN-ONE | Anderer Anbieter über ZVT |
|---|---|---|
| Anbindung an die Kasse | über das Internet, ohne Gebühr | ZVT-Kabel oder lokales Netz, monatliche Schnittstellengebühr |
| Einrichtung | Plug & Play, zentral eingerichtet | meist Techniker vor Ort |
| Trinkgeldvorschläge einstellen | ja | nein |
| Storno aus der Kasse | ja, ohne fremden Login | nur tagesgleich am Terminal |
| OrderPayTab am Tisch | ja | nein |
| Zahlungseingänge im Manager, IST gegen SOLL | ja | nein |
| FiBu-Export mit IST-Werten | ja | nur SOLL |
| Monatsabrechnung mit der Kasse abgeglichen | ja | nein |
| Online-Shop und Bestell-App | dasselbe Konto, gleiche Konditionen | nicht möglich |
| Länder | mehr als 20, ein Vertrag, ein Konto | je Land ein Anbieter und eine Anbindung |
| Support bei Kartenzahlungsproblemen | rund um die Uhr, aus einer Hand | Mo bis Fr 9 bis 18 Uhr, Kasse und Zahlung getrennt |
- Warum gibt es mit OktoFIN keine ungeklärten Differenzen in der Buchhaltung?
- Die Kartenzahlung ist in das OktoPOS-System integriert. Die Monatsabrechnung ist mit den Buchungen der Kasse abgeglichen, etwaige Differenzen sind erklärt. Wird eine Kasse mitten in der Zahlung ausgeschaltet, erfährt OktoPOS davon und erstellt aus der Kartenzahlung einen Ersatzbeleg.
- Warum ist die Anbindung stabiler als ZVT?
- ZVT läuft lokal in der Filiale, über Kabel oder das interne Netz. Kabeldefekte, Port-Zuweisungen, IP-Konflikte und Firewall-Einstellungen sind Fehlerquellen. OktoFIN verbindet Gerät und Kasse über das Internet, das für die Kartenzahlung ohnehin gebraucht wird.
- Warum ist die Inbetriebnahme Plug & Play?
- Das Gerät wird zentral eingerichtet und verbindet sich automatisch mit der Kasse. Es genügt, es mit dem WLAN zu verbinden. Ein Ersatzgerät wird genauso angeschlossen, ohne Einsatz vor Ort.
- Kosten die SIM-Karten extra?
- Nein. Sie sind in den Geräten enthalten und springen ein, wenn das WLAN nicht erreichbar ist.
- Wie lange dauert die Freischaltung?
- Die Unterlagen gehen über einen Link im OktoPOS Manager. Sind sie vollständig, erfolgt die Freischaltung in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
- Wie sind Kundengelder gesichert?
- OktoFIN verwahrt keine Kundengelder. Die Abwicklung läuft über ein beaufsichtigtes Zahlungsinstitut, das die Gelder nach den europäischen Zahlungsdienstevorschriften getrennt vom Eigenvermögen hält.
- Warum ist die Kündigungsfrist so kurz?
- Wir lassen uns am Markt messen. Deshalb monatlich kündbar. Längere Laufzeiten gibt es nur, wenn OktoFIN die Geräte finanziert.
OktoFIN-ONE ist ein Angebot der OktoFIN GmbH, Große Gallusstraße 14, 60315 Frankfurt am Main. okto.finance · Kontaktieren Sie uns
Die OktoPOS Solutions GmbH und die OktoFIN GmbH sind rechtlich selbstständige Unternehmen. Kassensysteme bietet die OktoPOS Solutions GmbH an, Vermittlung und Abwicklung von Kartenzahlungen die OktoFIN GmbH. Verträge über Zahlungsdienste kommen ausschließlich mit der OktoFIN GmbH und ihren Partnern zustande. Für die Zahlungslösung ist das OktoPOS Kassensystem erforderlich.
Schnittstellen
Waagen
Dialog 06
Waagen können über die zertifizierte Dialog 06 Schnittstelle an die Kasse angeschlossen werden. Der relative Preis wird an die Waage übermittelt. Die Waage ermittelt den finalen Preis und übermittelt diesen zusammen mit dem Gewicht an die Kasse.
Hier mehr erfahrenSchichtplanung
Jedes moderne Schichtplanungssystem kann die Vertriebsschnittstelle (API) von OktoPOS nutzen, um die Planung umsatzbasiert zu optimieren.
Gutscheinsysteme
SitPay
SitPay verwaltet Ihre Wertgutscheine.
Kartenzahlungsgeräte
OktoFIN
Mit der integrierten OktoFIN Schnittstelle bekommen Sie Kartenzahlungsdienstleistungen für Geschäfte und E-Commerce in mehr als 20 Ländern aus einer Hand. Optimal in das OktoPOS System integriert mit deutlich mehr Funktionen als über ZVT.
ZVT
Über die ZVT Schnittstelle wird ein Kartenzahlungsgerät mit der Kasse verbunden. Die Schnittstelle ist im deutschsprachigen Raum gängig.
Pepper
Über die Pepper-Schnittstelle wird ein Kartenzahlungsgerät mit der Kasse verbunden. Die Schnittstelle ist in der Schweiz gängig.
Hier mehr erfahrenBuchhaltung
Buchhaltungsprogramm
Es stehen verschiedene Exportformate des Umsatzes zur Verfügung, die in fast alle gängigen FiBu Programme übernommen werden können.
Individuelle FiBu Schnittstellen
Wenn Sie z. B. mit einem SAP-System mit einer individuell eingerichteten Import-Schnittstelle arbeiten und Sie die Umsatzdaten aus OktoPOS automatisiert übertragen wollen, dann bieten wir die individuelle Konfiguration nach Aufwand an.
Online-Shops
Software: API-ODR
Die offenen Schnittstellen können für Online-Shops von Drittanbietern genutzt werden.
OktoPOS Online-Shop
Für eine schnelle und kostengünstige Umsetzung empfehlen wir jedoch die Nutzung des OktoPOS Online-Shops und der OktoPOS Apps.
Lieferanten
Software: API-SUP
Anbindung
Lieferanten können individuell an die Warenwirtschaft angebunden werden. Dies erfordert die Mitwirkung und die technischen Voraussetzungen auf Seiten des Lieferanten.
Property-Management-Systeme (PMS) für Hotels
Software: API-PMS
OktoPOS Cash kann über eine zertifizierte Schnittstelle an die Oracle Hospitality Systeme angeschlossen werden.
OktoPOS Cash kann über eine zertifizierte Schnittstelle an die Infor PMS Systeme angeschlossen werden.
Hier mehr erfahrenOffene Schnittstellen
Software: API-DIV, API-MAT
OktoPOS bietet mehrere HTTP Schnittstellen, die von Drittapplikationen genutzt werden können. Die Abfrage erfolgt über den OktoPOS Manager (Cloud).
Artikelanlage
Über diese Schnittstelle können Sie neue Artikel im OktoPOS Manager anlegen.
Kundenanlage
Über diese Schnittstelle können Sie neue Kunden im OktoPOS Manager anlegen.
Bestellung importieren
Über diese Schnittstelle können Sie bereits bezahlte Bestellungen aus einem Drittsystem an die Kasse übertragen, so dass die Bestellung auf der Kasse und, falls vorhanden, auf der Küchenstation sichtbar ist.
Transaktionen
Über diese Schnittstelle können Sie die Details einer finalisierten Verkaufsbuchung im OktoPOS Manager abfragen. Für die Anfrage ist die Angabe der Transaktionsnummer erforderlich.
KI-Agenten
Software: API-MCP
MCP
Über das Model Context Protocol arbeitet ein KI-Agent direkt mit den Daten Ihres OktoPOS Managers. Was er sehen und tun darf, entscheidet Ihre Rechteverwaltung.
Hier mehr erfahrenLieferservice-Plattformen
Warenwirtschaftssystem
Einfach verstehen, besser entscheiden: Einzigartige Cloudlösung für Ihr Datenmanagement und Controlling in Gastronomie und Hotellerie. Unsere Methode ist einfach: Ihre Gastrokennzahlen verstehen, um besser zu entscheiden.
MEINBusiness analysiert Ihre wichtigsten Daten: Einnahmen, Kosten und Budget. Automatisiert und ohne manuellen Aufwand.
Electronic Shelf Labels (ESL)
Die elektronischen Preisschilder ziehen sich die Artikeldaten des OktoPOS Managers aus der Cloud.
Wir arbeiten mit dem innovativen Anbieter Vusion zusammen.
Shopify Integration
Controlling-System
Alle Zahlen, ein Dashboard: Kiosa verbindet Kasse, Dienstplanung, Wareneinsatz und Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Sie sehen auf einen Blick, was in Ihrem Betrieb passiert, ohne fünf verschiedene Systeme öffnen zu müssen.
Tägliche Briefings, Umsatzprognosen und konkrete Handlungsempfehlungen, KI-gestützt. Automatisiert, je Standort, in Echtzeit.
Kann ich direkt von außen in die Datenbank im OktoPOS Manager schreiben?
In die Datenbank kann nur über die OktoPOS Module und über die definierten Schnittstellen geschrieben werden.
Dies liegt daran, dass sich durch Updates die internen Datenstrukturen regelmäßig ändern und dass OktoPOS ein fiskalisches System ist, das strengen steuerrechtlichen Anforderungen unterliegt. Dies schließt ein unkontrolliertes Verändern der Datenbank aus.
Kann ich ein externes Warenwirtschaftssystem anbinden?
Ja, Sie können Ihr externes Warenwirtschaftssystem ganz einfach über unsere OktoPOS API anbinden. So lassen sich wichtige Daten wie Artikel, Bestände und Bestellungen sicher zwischen OktoPOS und Ihrer Warenwirtschaft synchronisieren.
Unser integriertes Warenwirtschaftssystem deckt grundlegende Funktionen ab, von Inventuren über Lieferantenbestellungen bis hin zu automatischen Bestandsanalysen. Wenn Sie dennoch ein anderes System bevorzugen, ermöglichen wir Ihnen eine flexible Integration:
> Übertragung aller relevanten Datenfelder über die API
> Individuelle Schnittstellenerweiterung auf Wunsch (optional)
> Technische Umsetzung erfordert Entwicklerressourcen auf Ihrer Systemseite
So kombinieren Sie die Vorteile von OktoPOS mit Ihrer bevorzugten Warenwirtschaftssoftware, für maximale Flexibilität und Effizienz.
Kann ich einen externen Online-Shop anbinden?
Ja, mit der OktoPOS API können Sie nahezu jedes externe Online-Shop-System mit OktoPOS verbinden. So synchronisieren Sie Artikel, Preise, Bestände und Bestellungen automatisch und sicher.
Unser integrierter Onlineshop ist perfekt für Lieferdienste, Take-away und Bestellungen im Haus, sofort einsatzbereit ohne zusätzlichen Integrationsaufwand. Wenn Sie Ihren bestehenden Shop weiter nutzen möchten, unterstützen wir Sie bei der Anbindung.
Kann ein KI-Agent Daten in meinem OktoPOS Manager ändern?
Nur wenn Sie es zulassen. Der Zugang über die MCP-Schnittstelle folgt der Rechteverwaltung des Managers. Ein Zugang ohne Schreibrecht kann ausschließlich lesen, und die Trennung der Mandanten gilt unverändert.
Von der Kantine bis zur Kanzlei
Jede Branche rechnet anders ab. OktoPOS bringt für jede die passenden Funktionen mit: Küchensteuerung für das Restaurant, Pfand für den Getränkemarkt, Stundensätze für die Kanzlei.
Gastronomie
- Küchensteuerung
- Rezepturen
- Produktionsplanung
- Nährwerte
- Allergene und Zusatzstoffe
- Beilagen
- Zubereitungsarten
- Mobile Bestellgeräte
- Tischverwaltung
- Gangverwaltung
- Zwischenrechnung
- Artikelbuttons
- Differenzierte Mehrwertsteuer
- Trinkgeldrechner
- Lieferservice
- Prepaid-Karten
- Wertgutscheine
Kantinen
- Kundendatenbank
- Zahlung mit Kundenkarte
- Prepaid-Karten
- Aufladeterminal
- Waagenanbindung
- Rezepturen
- Nährwerte
- Allergene und Zusatzstoffe
- Beilagen
Frisch abgepackte Lebensmittel und Bäckereien
- Rezepturen
- Produktionsplanung
- Nährwertrechner
- Allergene und Zusatzstoffe
- Ausdruck eines Produktdatenblatts über den Belegdrucker
- Etikettierungs-System
- Waagenanbindung
- Durchbedienen (der Warenkorb wandert mit dem Kassierer von Kasse zu Kasse)
- Produktbündel (z. B. 5 Brötchen für den Preis von 4)
- Sehr schneller Kassiervorgang (Quick Payment)
- Schneller Kassiererwechsel ohne erneute PIN-Eingabe
- Ausreichende Anzahl von Artikel-Buttons und Gruppen-Buttons
- Take Away App
- Kombination aus Lebensmitteleinzelhandel und Gastronomiefunktionen mit angeschlossenem Café (Verzehr vor Ort)
- Kundenkarten mit Bonuspunktesystem
- Guthabenkarten und Gutscheine
- Zahlung auf Rechnung mit automatischem Rechnungsversand als PDF für Großkunden
Food Trucks
- Offlinefähig
- Mobile Kassen
- Bestellterminals
- Verschiedene Vertriebswege mit verschiedenen Preisen
- Buchung auf einen Debitor für Veranstaltungen
Clubs und Diskotheken
- Kellnerschlösser
- Kassiererabrechnung
- Mobile Bestellaufnahme
- Gästekarten (RFID) mit Zahlung an der Check-out Kasse
- Prepaid-Karten
- Tischverwaltung
- Trinkgeldrechner
- Gästeregistrierung
Getränkemärkte
- Artikel Scannen
- Erstellung von Barcode-Listen
- Scannen von Kisten (über die einzelne Flasche)
- Pfandfunktion
- MDE-Gerät für die Erfassung von Inventuren, Bestellungen und Lieferscheinen
Vereinsgastronomie
- Kundendatenbank
- Buchung auf offene Rechnung (Debitoren)
- Lastschriftexport
- Prepaid-Karten
- Geschenkgutscheine
- Reservierungssystem
- Teilnehmerlisten für Veranstaltungen mit Anmeldung auf Ihrer Homepage
- Küchensteuerung
- Rezepturen
- Nährwerte
- Allergene und Zusatzstoffe
- Zubereitungsarten
- Mobile Bestellgeräte
- Tischverwaltung
- Gangverwaltung
- Zwischenrechnung
Franchise Systeme
- Alle Franchisenehmer nutzen die gleiche zentrale Datenbank
- Verschiedene Zugangsrechte auf Franchisenehmer-Basis
- Preisgestaltung auf Franchise-Ebene
- Zentrale Auswertungen für den Franchisegeber
- Übergreifende Kundendatenbank
- Übergreifend gültige Wertgutscheine
- Übergreifendes Bonuspunktesystem
Coffee-Shops
- Tischverwaltung
- Kundendatenbank
- Bonuspunktesystem
- Prepaid-Karten
- Mobile Bestellgeräte
- Differenzierte Mehrwertsteuer
- Pfandfunktion
- Kassierer-Schnellwechsel
- Gästeregistrierung
Friseure und Beauty
- Kundendatenbank
- Bonuspunktesystem
Hotels
- Anbindung an Property-Management-Systeme (PMS)
- Buchung auf Zimmer
- Informationsdruck mit Feld für Zimmernummer, Gästename und Unterschrift
- Küchensteuerung
- Rezepturen
- Nährwerte
- Allergene und Zusatzstoffe
- Beilagen
- Zubereitungsarten
- Mobile Bestellgeräte
- Elektronische Speisekarten für Hotelzimmer
- Tischverwaltung
- Gangverwaltung
- Zwischenrechnung
- Bewirtungsbeleg
- Trinkgeldrechner
- Reservierungssystem
- Self-Checkout-Kassen für Snack und Convenience Corners
Self-Checkout-Läden
- Self-Checkout-Kasse
- Zahlung mit EC oder Kreditkarte
- Zahlung mit Kundenkarte (Prepaid oder Lastschrift)
- Kundendatenbank
- Türöffnung mit Kundenkarte
- Bestandsführung im OktoPOS Manager
Einzelhandel
- Artikel Scannen
- Scannen von Presseerzeugnissen
- Automatische Erkennung von Altersfreigabe Artikeln
- Erstellung von Barcode-Listen
- In-Store-Barcodes
- Artikelschnellanlage an der Kasse über den Barcode
- Artikel bearbeiten und Preise an der Kasse ändern
- Pfandfunktion
- Buchung von Getränke-Kisten durch Scannen einer Flasche
- Verbuchung von Lotto
- Gutscheine (Amazon, iTunes, etc.)
- Gutschriftfunktion
- Preisbindung (Ausschluss von Rabatten und Gutscheinen für bestimmte Artikel)
- Kassierer-Schnellwechsel
- Kunden-Schnellwechsel
- Ausgelegt für eine hohe Anzahl verschiedener Artikel in der Datenbank (100.000)
- Barauszahlungsfunktion
- Parkplatz
- Anbindung von Waagen
- Mobile Inventurerfassung mit MDE-Gerät
- Erstellung von Regaletiketten
- Ausdruck von Regaletiketten
Kanzleien und Steuerbüros
- Abrechnung nach Stunden
- Mehrere Stundensätze
- Pauschalen und freie Beträge
- Mandanten in der Kundendatenbank
- Elektronischer Beleg
- Zugang für Steuerberater
Arztpraxen und Heilberufe
- Feste Preise für Selbstzahlerleistungen
- Bescheinigungen und Produkte
- Leistungsnamen frei wählbar
- Patienten auch nur mit Nummer
- Bar und mit Karte
- Elektronischer Beleg
Funktionen für den Einzelhandel
Kassieren, auszeichnen, nachbestellen.
Vom Kiosk über den Getränkemarkt bis zum Supermarkt: OktoPOS bringt die Funktionen mit, die der Handel jeden Tag braucht.
- Artikel scannen mit praktisch jedem Scanner
- Presseerzeugnisse und Altersfreigabe erkennt die Kasse am Barcode
- Pfand und Getränkekisten ohne Nachtippen
- Preise am Regal: gedrucktes Etikett oder digitales Preisschild
- Inventur, Anlieferung und Nachbestellung mit dem MDE-Gerät
- Bis zu 100.000 Artikel in der Datenbank
Artikel scannen
Das OktoPOS Kassensystem unterstützt praktisch sämtliche im Markt verfügbaren Scanner.
Die Scanner müssen für die Tastaturemulation konfiguriert werden. Für die Erkennung verschiedener Barcode-Formate können weitere Konfigurationen erforderlich sein. Der Scanner wird per USB mit der Kasse verbunden.
Presseerzeugnisse
Die Kasse erkennt aus dem Barcode der Zeitschrift automatisch Titel, Preis, Mehrwertsteuer und Ausgabe.
So müssen Sie für sämtliche Zeitschriften nur einen einzigen Artikel pflegen. Den Rest übernimmt das System automatisch für Sie.
Altersfreigabe
Artikel mit einem Altersfreigabe GTIN lösen an der Kasse eine Warnung aus, mit Ton und Hinweistext auf dem Bildschirm.
In-Store-Barcodes
Scannen. Erkennen. Buchen.
In-Store-Barcodes enthalten eine Artikelkennung und den Verkaufspreis. Die Kasse erkennt den hinterlegten Artikel und übernimmt den Preis aus dem Barcode.
Der Artikel wird einmal angelegt. Der Preis kann je Packung variieren.
Der Scanner liest das Etikett.
Artikel und Preis sind erkannt.
Der Preis steht im Warenkorb.
Statt des Preises kann der Barcode das Gewicht enthalten. Die Kasse erkennt den hinterlegten Wiegeartikel und berechnet aus Gewicht und Kilopreis den Verkaufspreis. Das funktioniert auch bei zugelieferter Ware, zum Beispiel bei abgepacktem Käse: Der Lieferant kennt Ihren Verkaufspreis nicht und kodiert deshalb nur das Gewicht in den Barcode. So werden unterschiedlich schwere Packungen Gouda jung mit demselben Artikel erfasst.
Pfand und Getränkekisten
Pfandartikel werden automatisch mit dem Artikel in den Warenkorb gelegt.
Für eine ganze Kiste drücken Sie den Funktionsbutton und scannen danach den Barcode einer einzelnen Flasche. In den Warenkorb kommt dann die Kiste.
Der Scanner liest die Flasche.
Zum Artikel gehört das Pfand.
Das Pfand kommt ohne Nachtippen dazu.
Preise am Regal
Digitale Preisschilder kommen aus der Cloud, gedruckte Etiketten aus dem OktoPOS Manager.
Digitale Preisschilder leicht gemacht: mit OktoPOS & Vusion
OktoPOS unterstützt die Anbindung von Electronic Shelf Labels (ESL) des Herstellers Vusion.
Das Besondere: In der Filiale ist keine aufwendige Infrastruktur mehr nötig: Ein kleiner Router reicht, um die Preisschilder direkt aus der Cloud zu versorgen. Alle Daten werden zentral im OktoPOS Manager gepflegt und automatisch an die Filiale übertragen. So sind Preise und Produktinformationen immer aktuell.
Größen und Bauformen
Die Schilder gibt es von rund 1,5 bis 9,7 Zoll. Sie stellen Schwarz, Weiß, Rot und Gelb dar, für Bilder und Logos gibt es eine Fassung in Vollfarbe. Für Feuchtbereiche und für das Kühlhaus bis minus 25 Grad gibt es eigene Ausführungen.
Regaletiketten aus dem Drucker
Mit diesem Drucker können Sie mit dem OktoPOS Manager Regaletiketten auf dünne Pappe drucken. Die Etiketten werden in die Regalschiene eingeschoben (nicht geklebt).
Die Artikel der zu druckenden Etiketten können entweder manuell im OktoPOS Manager ausgewählt werden oder zuerst mit dem mobilen MDE-Gerät gescannt werden.
Ebenso lassen sich mit einem Knopfdruck Barcodelisten aus den Artikeln der Datenbank erstellen.
Regaletikett in der Regalschiene
Weitere Funktionen für den Handel
Gutschriften
Reklamierte und zurückgegebene Artikel buchen Sie über einen Funktionsbutton mit dem negativen Wert ihres Preises.
Gutscheine von Dritten
Gutscheine wie Amazon oder iTunes werden nicht als Umsatz und ohne Mehrwertsteuer gebucht, aber im Kassenbestand berücksichtigt. Sie sind nicht rabattierbar.
Bis zu 100.000 Artikel
Die Verwaltungsoberfläche im OktoPOS Manager ist auf eine hohe Anzahl von Artikeln ausgelegt. Mit Massenänderungen erhöhen Sie zum Beispiel alle Preise um einen Prozentsatz und runden sie.
Bargeldauszahlung
Bargeld gegen Kartenzahlung auszahlen. Damit spart sich der Kunde den Weg zum Geldautomaten.
Parkplatz
Warenkörbe, die nicht sofort gezahlt werden, können Sie auf den Parkplätzen zwischenspeichern.
Waagen
Waagen können direkt an die Kasse angebunden werden, von der Mini-Waage bis zur Scanner Waage.
Mobile Inventur mit MDE-Gerät
Mit dem MDE-Gerät erfassen Sie mobil Inventuren, Anlieferungen und Nachbestellungen.
- Artikel Scannen
- Scannen von Presseerzeugnissen
- Automatische Erkennung von Altersfreigabe Artikeln
- Erstellung von Barcode-Listen
- In-Store-Barcodes
- Artikelschnellanlage an der Kasse über den Barcode
- Artikel bearbeiten und Preise an der Kasse ändern
- Pfandfunktion
- Buchung von Getränke-Kisten durch Scannen einer Flasche
- Verbuchung von Lotto
- Gutscheine (Amazon, iTunes, etc.)
- Gutschriftfunktion
- Preisbindung (Ausschluss von Rabatten und Gutscheinen für bestimmte Artikel)
- Kassierer-Schnellwechsel
- Kunden-Schnellwechsel
- Ausgelegt für eine hohe Anzahl verschiedener Artikel in der Datenbank (100.000)
- Barauszahlungsfunktion
- Parkplatz
- Anbindung von Waagen
- Mobile Inventurerfassung mit MDE-Gerät
- Erstellung von Regaletiketten
- Ausdruck von Regaletiketten
Funktionen für Kanzleien und Steuerbüros
Nach Stunden oder pauschal abrechnen.
Anwaltskanzleien und Steuerbüros kommen bisher oft ohne Kasse aus. Mit der geplanten Kassenpflicht ab 2028 kann sich das ändern.
OktoPOS rechnet so ab, wie Kanzleien arbeiten: nach Stunden oder zum festen Betrag.
- Stundensätze je Leistung hinterlegen, auch mehrere, etwa für Beratung und Sachbearbeitung
- An der Kasse die Stunden eintragen, der Betrag rechnet sich selbst
- Pauschalen und freie Beträge, zum Beispiel für eine Erstberatung oder eine Bescheinigung
- Kundendatenbank für Mandanten
- Zahlung bar, mit Karte über OktoFIN oder auf Rechnung
- Jede Buchung über die TSE abgesichert
- Beleg auch elektronisch als QR-Code
- Umsätze als Export für DATEV und andere Buchhaltungsprogramme
- Für Steuerberater: ein eigener Zugang zu den Kassen der Mandanten, die OktoPOS nutzen
Kassenpflicht ab 2028, auch für freie Berufe
Die Bundesregierung hat im September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen. Danach sollen ab dem 1. Januar 2028 Betriebe und freie Berufe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz eine elektronische Kasse mit TSE verwenden. Ausgenommen ist, wer im Jahr weniger als 12.000 Euro bar einnimmt.
Über die Kasse laufen dann Bargeld und Kartenzahlungen, Überweisungen nicht. Der Beleg wird elektronisch, Papier gibt es auf Wunsch.
Der Bundestag berät noch, Einzelheiten können sich ändern.
Beratung nach Stunden
Der Stundensatz ist hinterlegt. Am Empfang werden die Stunden eingetragen, der Mandant zahlt bar oder mit Karte.
Zwei Stundensätze auf einem Beleg
Beratung und Sachbearbeitung haben je ihren eigenen Satz. Die Kasse rechnet beide aus den eingetragenen Stunden.
OktoPOS verpflichtet sich im Lizenzvertrag zur Verschwiegenheit, so wie Anwälte und Steuerberater es von ihren Dienstleistern verlangen müssen.
- Was ändert sich 2028?
- Nach dem Gesetzentwurf der Bundesregierung sollen ab dem 1. Januar 2028 Betriebe und freie Berufe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz eine elektronische Kasse mit TSE verwenden. Ausgenommen ist, wer im Jahr weniger als 12.000 Euro bar einnimmt. Der Bundestag berät noch.
- Muss jede Rechnung über die Kasse laufen?
- Was per Überweisung oder Lastschrift auf das Konto geht, läuft nach dem Entwurf nicht über die Kasse. Bargeld und Kartenzahlungen schon.
- Wie werden Stunden abgerechnet?
- Jede Leistung bekommt im OktoPOS Manager ihren Stundensatz. An der Kasse wählen Sie die Leistung und tragen die Stunden ein, zum Beispiel 1,5. Die Kasse rechnet den Betrag aus. Pauschalen und freie Beträge gehen genauso.
- Was bekommt mein Steuerberater?
- Einen eigenen Zugang und die Umsätze als Export für DATEV und andere Buchhaltungsprogramme.
Funktionen für Arztpraxen und Heilberufe
Selbstzahler am Empfang abrechnen.
In vielen Praxen zahlen Patienten am Empfang, für Selbstzahlerleistungen, Bescheinigungen oder Produkte. OktoPOS rechnet das zu festen Preisen ab.
- Feste Preise je Leistung, dazu freie Beträge
- Leistungen nach Zeit, wo es passt, etwa für Gutachten
- Verkauf von Produkten am Empfang, etwa Pflegeprodukte
- Wie eine Leistung auf dem Beleg heißt, legt die Praxis selbst fest
- Patienten in der Kundendatenbank, auf Wunsch nur mit Nummer
- Zahlung bar, mit Karte über OktoFIN oder auf Rechnung
- Jede Buchung über die TSE abgesichert
- Beleg auch elektronisch als QR-Code
Was für Praxen zählt
Für die Umsatzgrenze von 100.000 Euro zählen steuerfreie Heilbehandlungen nach dem Gesetzentwurf nicht mit. Es kommt vor allem auf steuerpflichtige Leistungen an, etwa bestimmte Gutachten oder Schönheitsbehandlungen. Ob die Pflicht greift, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Selbstzahler zum festen Betrag
Selbstzahlerleistungen und Bescheinigungen haben ihren festen Preis. Auf dem Beleg steht nur, was die Praxis dafür festgelegt hat.
Leistung und Produkt auf einem Beleg
Die Zahnreinigung zum festen Preis, dazu das Pflegeset vom Empfang.
Selbstzahler ohne Patientenname
Massage und Wärme für Selbstzahler, gebucht ohne Kundendatensatz.
OktoPOS verpflichtet sich im Lizenzvertrag zur Verschwiegenheit, so wie Ärzte und andere Heilberufe es von ihren Dienstleistern verlangen müssen. Daten von Patienten geben wir nicht an KI-Dienste weiter.
- Läuft die Abrechnung mit der Krankenkasse über die Kasse?
- Was über die Kassenärztliche Vereinigung, die Krankenkasse oder per Überweisung abgerechnet wird, läuft nicht über die Kasse. Es geht um Zahlungen am Empfang, bar oder mit Karte.
- Was steht auf dem Beleg?
- Die Bezeichnung jeder Leistung legt die Praxis selbst fest, zum Beispiel „Privatleistung“. Den Beleg bekommt der Patient als QR-Code oder auf Wunsch auf Papier.
- Muss ich Patienten mit Namen anlegen?
- Nein. Eine Buchung geht auch ohne Kundendatensatz oder nur mit einer Nummer.
- Wo liegen die Daten?
- In Rechenzentren in Deutschland.
Hotels
Mit OktoPOS Cash auf Zimmer buchen.
OktoPOS Cash ist für den Einsatz in Hotels geeignet
Buchungen können auf Zimmer gebucht werden. Im OktoPOS Manager können die Buchungen nach Zimmer gefiltert und als abgerechnet markiert werden.
OktoPOS verfügt über Schnittstellen zu Oracle Hospitality und Infor.
Nutzen Sie eine andere Hotel-Software? Gerne prüfen wir die Möglichkeiten einer Anbindung.
Kantinen
Gemeinschaftsverpflegung Kassensystem für Kantinen, Schulen, etc.
Kassen in der Gemeinschaftsverpflegung müssen aufgrund des Checkout-Systems punktuell eine große Menge an Zahlungsvorgängen abarbeiten können.
OktoPOS Cash ist für diese Aufgabe mit den folgenden Funktionsmerkmalen bestens geeignet:
- 45 Artikel-Schnellwahltasten auf der ersten Ebene
- Unlimitierte Anzahl Schnellwahltasten auf den Unterebenen
- Zahlung mit Prepaid-Karte (RFID), auf Rechnung, Bar, Karte, Gutscheine
- Anonyme Zahlungskarten und persönliche Zahlungskarten mit Namen
- Debitorenliste in der Kassenverwaltung
- Download SEPA-Lastschriftdatei aus der Debitorenliste
- Rechnung per E-Mail als PDF
- Aufladung von Prepaid-Karten an der Kasse (alle Zahlungsarten) oder mit Auflade-Terminal (OktoTopUp) über EC-/ Kreditkarte
- Direkte Anbindung einer Waage an die Kasse
- Tara-Funktion
Waagen
Wiegen und kassieren in einem Zug.
Software: API-OS
Ware auflegen, Artikel wählen, fertig. Gewicht, Preis und der richtige Steuersatz stehen im Bon, ohne dass jemand etwas abtippt.
Tischwaage mit Kundenanzeige
Die Waage steht neben der Kasse. Kassierer und Kunde sehen dasselbe Ergebnis.
Auf einen Blick
- Gewicht und Preis für beide Seiten sichtbar
- Tara auf Knopfdruck, auch über Barcode oder QR-Code
- Eine Waage, mehrere Kassen
- Außerhaus-Verpackung setzt Preis und Steuersatz
Tara, Verpackung und Außer Haus
- Liegt die Ware schon in einer Verpackung oder auf einem Teller, zum Beispiel an der Salatbar, wird die Tara auf Knopfdruck abgezogen.
- Die Tara lässt sich auch über einen Barcode oder QR-Code erfassen.
- Der Vertriebsweg kann an die Verpackung gekoppelt werden. Bei einer Außerhaus-Verpackung setzt die Kasse Preis und Mehrwertsteuer für Außer Haus.
Etiketten für vorverpackte Ware
Hinter der Waage kann ein Etikettendrucker stehen. Die Artikeldaten kommen aus dem OktoPOS Manager, das Gewicht von der Waage.
- Preis und Preis je Einheit
- Menge und Haltbarkeit
- Inhaltsstoffe und Zusatzstoffe
Mehrere Kassen an einer Waage
- Eine Waage bedient mehrere Kassen, zum Beispiel in einer Bäckerei oder an einer Frischetheke.
- Ein Warenkorb mit gewogenen Artikeln kann an einer anderen Kasse abgeschlossen werden.
Scannerwaage im Kassentisch
Scanner und Waage sitzen in einem Gehäuse, das von oben in den Kassentisch eingelassen wird.
Auf einen Blick
- Scannen und Wiegen in einem Arbeitsgang
- Für Supermärkte und große Sortimente
- Vom kleinen Tischgerät bis zur Scannerwaage
Die Einbaueinheit im Kassentisch
- Die Ware wird in einem Arbeitsgang gescannt und gewogen.
- Vom kleinen Tischgerät bis zur Scannerwaage steht eine große Bandbreite an Modellen zur Verfügung.
Anschluss, Abnahme und Eichamt
- Die Waage wird mit einem USB-Stecker verbunden.
- Die Waage darf nicht ohne Abnahme in Betrieb gehen. Am Tag der Inbetriebnahme ist die Abnahme durch einen Fachmann vor Ort nötig. Die Kosten stellt der Waagenhersteller dem Anwender direkt in Rechnung.
- Für Abnahme und Prüfungen durch das Eichamt muss das Typenschild auf der Kasse kleben. Das Typenschild erhalten Sie von OktoPOS.
- Das Zertifikat muss vorliegen. Es kann als PDF auf dem Desktop der Kasse liegen.
- Eine doppelseitige Kundenanzeige ist nötig. Auf der Kundenanzeige der Kasse erscheint das Wiegeergebnis, der Wiegevorgang selbst nicht.
Wie Kasse und Waage zusammenarbeiten
Zertifizierte Anbindung. Die Waage hängt über die Schnittstelle Dialog 06 an der Kasse. Gewicht und Endpreis kommen von dort in den offenen Bon.
Die Kasse kennt den Artikel und seinen Preis je Kilogramm. Gewogen und gerechnet wird in der Waage.
Wo Waagen im Einsatz sind
- Obst- und Gemüsehandel
- Bäckereien
- Frischetheken
- Supermärkte
- Kantinen
- Marktstände
- Weitere Verkaufstheken mit nach Gewicht verkauften Artikeln
Hardware
OktoPOS ist nicht an Hersteller gebunden, dadurch profitieren Sie von einer breiten Auswahl an Hardware. Kassencomputer, Kundenkarten, Kundendisplays, Waagen, Scanner, Self Order Terminals, Pager für das OktoPOS Gästerufsystem und Warteschlangen Management und vieles mehr.
Alle Geräte rund um die Kasse
Fahren Sie über ein Gerät im Foto oder tippen Sie darauf. Im Fenster finden Sie mehr dazu und können das Gerät auf den Merkzettel setzen.
Alle Geräte rund um die Kasse
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Finanzierung
Kasse und Software in Monatsraten
Sie zahlen Hardware und Software in festen Monatsraten statt auf einmal. Die Finanzierung läuft über ALBIS Leasing.
- Für Hardware und Software
- Entscheidung über den Antrag meist innerhalb von 24 Stunden
Für Betriebe mit Sitz in Deutschland.
Empfohlen
Mietkauf
Feste Monatsraten über eine vereinbarte Laufzeit. Nach der letzten Rate gehört die Hardware Ihnen.
Auch möglich
Leasing
Monatliche Rate für die Nutzung. Die Geräte bleiben im Eigentum des Leasinggebers.
Wer OktoFIN nutzt, kann die Hardware auch über OktoFIN finanzieren. Die Raten werden mit der OktoFIN-Abrechnung abgebucht.
Weniger Stromverbrauch
Die OktoPOS Kasse braucht im Betrieb weniger Strom als ein herkömmliches Kassensystem.
Pager
Gästeruf / Warteschlangen Management.
Software: SW-PA
Warteschlangen Management
- Der Kunde bekommt einen Pager.
- Die Nummer des Pagers wird per Touchscreen in das OktoPOS Warteschlangenterminal eingegeben.
- Optional können Bemerkungen oder Gruppen ausgewählt werden.
- Der Name und die Telefonnummer des Kunden kann optional erfasst und gespeichert werden.
- Die Nummer des Pagers und die Kommentare werden in der Reservierungsliste auf dem Touchscreen Reservierungsterminal angezeigt.
- Wenn der Kunde gerufen werden soll, wird die Reservierung in der Reservierungsliste aufgerufen und der Pager wird gerufen.
- Der Kunde gibt seinen Pager zurück und die Reservierung wird aus der Liste geklickt.
Muss ich die Hardware bei OktoPOS kaufen oder kann ich auch meine eigene Hardware verwenden?
Sie können auch Ihre eigene schon vorhandene Hardware verwenden oder diese anderswo kaufen. Wir empfehlen dies aber nicht, weil Sie die folgenden Vorteile haben, wenn Sie die Hardware von uns nehmen:
- Faire Preise.
- Die Preise beinhalten bereits die Installation der Software auf der Hardware sowie die Erstkonfiguration. Wenn Sie die Hardware anderswo kaufen, dann berechnen wir dies nach Stundensatz.
- Kompatibilität. Mit der bei uns gekauften Hardware haben Sie die Sicherheit, dass die Hardware erprobt und kompatibel ist.
Bieten Sie auch gebrauchte Hardware an?
Ja. Fragen Sie uns nach dem verfügbaren Bestand.