Kassennachschau: Ablauf, Rechte und Vorbereitung

Nach § 146b der Abgabenordnung kann das Finanzamt ohne Vorankündigung im Betrieb erscheinen und die Kassenführung prüfen. Die Nachschau trifft meist die Mitarbeiter im laufenden Geschäft, nicht den Inhaber.

Was vor dem Ausweisen erlaubt ist

Der Prüfer darf sich zunächst wie ein Kunde verhalten: beobachten, wie kassiert wird, und Testkäufe machen. Dabei prüft er etwa, ob ein Beleg angeboten wird und ob der QR-Code eine gültige TSE-Signatur trägt. Ausweisen muss er sich erst, wenn er nicht öffentliche Räume betreten, Unterlagen sehen oder auf die Kasse zugreifen will.

Was der Prüfer verlangen darf und was nicht

Er darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Grundstücke und Räume betreten, die Kasse und ihre Einstellungen einsehen, einen Kassensturz verlangen, Verfahrensdokumentation und Organisationsunterlagen einsehen und Auskünfte einholen. Die Kassendaten kann er über die einheitliche digitale Schnittstelle oder auf einem Datenträger nach deren Vorgaben anfordern, also DSFinV-K- und TSE-Export. Wohnräume darf er gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten. Ist der Inhaber nicht da, sollen anwesende Mitarbeiter mit Zugriff auf die Kasse den Zugang ermöglichen.

Auch die offene Ladenkasse wird geprüft

Die Nachschau ist nicht auf elektronische Kassen beschränkt. Bei der offenen Ladenkasse prüft der Prüfer Kassensturz, Kassenberichte und Zählprotokolle. Gerade dort fallen Differenzen zwischen gezähltem und rechnerischem Bestand sofort auf.

Übergang zur Außenprüfung

Geben die Feststellungen der Nachschau Anlass dazu, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Auf den Übergang ist schriftlich hinzuweisen. Aus der kurzen Nachschau wird dann eine Prüfung, die weit über die Kasse hinausgehen kann.

Checkliste für die Vorbereitung

Die TSE ist gültig, ihr Ablaufdatum bekannt, und alle Kassen sind über ELSTER gemeldet.
Der DSFinV-K-Export wurde testweise erzeugt, mindestens zwei Personen können ihn bedienen.
Die Verfahrensdokumentation liegt griffbereit, digital oder als Ordner.
Kassenbuch und Tagesabschlüsse sind aktuell, der Kassenbestand stimmt mit dem Soll überein.
Das Team hat eine kurze schriftliche Anweisung: Ausweis zeigen lassen, Inhaber oder Steuerberater sofort anrufen, Zugang zur Kasse gewähren, keine Auskünfte ins Blaue, alles Übergebene mit Uhrzeit notieren.

Häufige Fragen

Muss der Prüfer warten, bis mein Steuerberater da ist?

Nein, einen Anspruch darauf gibt es nicht. Der Betrieb darf den Berater aber jederzeit hinzuziehen. Deshalb gehört dessen Nummer in die Team-Anweisung.

Was passiert, wenn niemand den Datenexport erzeugen kann?

Das gilt als Mangel der Kassenführung. Er kann Anlass für den Übergang zur Außenprüfung sein und Schätzungen nach § 162 AO den Weg bereiten.

Was beanstanden Prüfer am häufigsten?

Abgelaufene oder fehlende TSE, nicht funktionierender Export, fehlende Verfahrensdokumentation, Differenzen beim Kassensturz, auffällige Stornoquoten und Testkäufe ohne Beleg.

Wie endet eine Nachschau ohne Beanstandungen?

In der Regel formlos. Bei Feststellungen folgt eine schriftliche Mitteilung oder der schriftliche Hinweis auf den Übergang zur Außenprüfung.

So löst OktoPOS das

Bei OktoPOS liegen TSE-Daten, DSFinV-K-Export, Kassenbuch und Tagesabschlüsse zentral im OktoPOS Manager bereit, auch wenn der Inhaber nicht vor Ort ist. OktoPOS zeigt das Ablaufdatum der TSE an und warnt rechtzeitig vor dem Ablauf.

Stand: 5. November 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrem Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.

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