Kassenmeldepflicht: So melden Sie Ihre Kassen richtig ans Finanzamt

Nach § 146a Abs. 4 AO sind elektronische Kassensysteme samt TSE dem Finanzamt zu melden, über „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle.

Fristen

Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Seitdem gilt: Anschaffung und Außerbetriebnahme sind jeweils innerhalb eines Monats mitzuteilen, ebenso der Wechsel einer Kasse in eine andere Betriebsstätte. Meldepflichtig sind auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.

Welche Daten verlangt werden

Zum Betrieb: Steuernummer, Name und Anschrift der Betriebsstätte. Zum Kassensystem: Art, Hersteller, Modell oder Software mit Version, Seriennummer, Anschaffungs- und gegebenenfalls Außerbetriebnahmedatum. Zur TSE: Art, Seriennummer und BSI-Zertifizierungs-ID.

Die wichtigste Regel: immer alle Kassen einer Betriebsstätte

Die Mitteilung umfasst je Betriebsstätte stets alle dort eingesetzten Systeme. Ändert sich etwas, etwa durch eine neue Kasse oder eine Stilllegung, wird nicht nur die Änderung übermittelt, sondern eine vollständige neue Mitteilung mit dem gesamten Bestand. Eine Mitteilung, die nur die neue Kasse enthält, gibt den Bestand der Betriebsstätte falsch wieder. Bei mehreren Filialen ist für jede Betriebsstätte eine eigene Mitteilung abzugeben. Das ELSTER-Übermittlungsprotokoll sollte zur Verfahrensdokumentation genommen werden, es ist bei einer Nachschau der schnellste Nachweis.

Was eine fehlende Meldung auslöst

Ein Verstoß gegen die Mitteilungspflicht ist heute nicht bußgeldbewehrt, § 379 AO erfasst nur Verstöße gegen die TSE-Pflicht. Das Finanzamt kann die Mitteilung aber mit Zwangsgeld durchsetzen, und bei Kassennachschau und Betriebsprüfung gleicht es die gemeldeten Systeme mit dem tatsächlichen Bestand ab. Jede nicht gemeldete Kasse wirft die Frage auf, ob die Kassenführung insgesamt ordnungsgemäß ist.

Häufige Fragen

Wer meldet: ich, mein Steuerberater oder der Kassenhersteller?

Verantwortlich ist der Betreiber. Übermitteln kann auch der Steuerberater, der Kassenhersteller liefert die Gerätedaten zu.

Muss ich gemietete oder geleaste Kassen melden?

Ja. Entscheidend ist der Einsatz im Betrieb, nicht das Eigentum.

Was ist beim Kassentausch zu tun?

Eine neue, vollständige Mitteilung für die Betriebsstätte, in der die alte Kasse mit Außerbetriebnahmedatum und die neue mit Anschaffungsdatum steht, innerhalb eines Monats.

Wo finde ich die BSI-Zertifizierungs-ID meiner TSE?

In der Kassen- oder Verwaltungssoftware bei den TSE-Informationen, auf dem Modul oder in den Unterlagen des Herstellers.

So löst OktoPOS das

OktoPOS arbeitet mit zertifizierten Hardware-TSEs, deren Daten täglich im OktoPOS Manager gesichert werden. OktoPOS zeigt das Ablaufdatum der TSE an und warnt rechtzeitig vor dem Ablauf, damit der Tausch und die neue Mitteilung geplant werden können.

Stand: 6. November 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrem Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Mehr bei OktoPOS: Compliance