Kunden
Karten, Konten, Feedback und Reservierungen in einem System.
Kundenkonto, Kauf auf Rechnung und Ihre eigene Website, im selben System wie die Kasse.
Mit OktoPOS schaffen Sie Kundenerlebnisse, die binden. Besonders stark: unser Bonuspunktesystem. Belohnen Sie Treue und verwandeln Sie Kunden in Stammkunden.
Auf dieser Seite
Kundenkarten & Geschenkkarten
Software: SW-CUS, API-REG
Mit OktoPOS machen Sie den Einkauf schneller, persönlicher und lohnender. Ihre Kunden registrieren sich direkt an der Kasse oder online über Ihre Website. Für jeden Umsatz sammeln sie Bonuspunkte und lösen diese für ausgewählte Produkte ein. Sie steigern die Bindung und den Durchschnittsbeleg.
Funktionen im Überblick
- Schnelle Anlage von Kundenkonten
Im Manager, an der Kasse oder per Online‑Registrierung, genau dort, wo es passt. - Attraktives Bonusprogramm
Punkte nach Umsatz sammeln und gegen definierte Produkte eintauschen. - Flexible Kundenkarten
Kontaktlos (NFC) oder per Barcode einlesen, auf Wunsch mit aufladbarem Guthaben. - Gezieltes Marketing
Kaufverhalten auswerten und Kampagnen passgenau ausspielen. - Rechnungskauf inklusive
Rechnung automatisch per E‑Mail versenden; Zahlungseingänge bequem in der Debitorenliste nachverfolgen. - Persönliche Ansprache
Geburtstagslisten führen und Geburtstagsbriefe mit Namen verschicken. - Extra‑Bonuspunkte
Für spezielle Aktionen oder als unkomplizierter Ausgleich bei Reklamationen.
Warum OktoPOS?
- Alles an einer Stelle: Alle Loyalty‑Prozesse dort, wo Sie ohnehin arbeiten: im OktoPOS Manager und an der Kasse.
- Mehr Bindung, weniger Aufwand: Automatisierte Punktevergabe, Einlösung und Kommunikation.
- Messbare Effekte: Höhere Wiederkaufraten und volle Transparenz über Zahlungen und Kundenvorteile.
Zentrale Kundendatenbank
Kundenauswahl an der Kasse
Kundenbindungssystem
Software: SW-LOY
1. Bonuspunkte Sammeln
Kunde kauft ein und bekommt dafür Bonuspunkte auf seine Karte gutgeschrieben.
2. Bonuspunkte Einlösen
Kunde tauscht Bonuspunkte gegen Prämien ein.
Bonuspunktekonto
Bonuspunkte an der Kasse einlösen
Offene Posten & Kauf auf Rechnung: direkt an der Kasse
Rechnung buchen, PDF versenden, Zahlung im Blick.
Auch der Rechnungskauf läuft über die Kasse: Sie bucht den Zahlungsweg „auf Rechnung“ und verschickt die Rechnung automatisch als PDF an den Kunden, sofern die E-Mail-Adresse gespeichert ist. Die Rechnung erscheint in der Debitorenliste im OktoPOS Manager.
Per Klick als PDF versenden: Wenn ein Kunde, dessen E-Mail nicht gespeichert ist, nachträglich eine Rechnung anfordert, dann können Sie diese über den OktoPOS Manager verschicken. Sobald der Zahlungseingang verbucht ist, wird die Rechnung in der Debitorenliste als beglichen markiert.
Für Kunden, die monatlich zahlen, wird eine Liste der offenen Posten als Zahlungsaufforderung erstellt.
Debitorenverwaltung
Guthabenkarten & Geschenkgutscheine
Aufladen und einlösen an jedem Standort, direkt in der Kasse.
Software: SW-PRE
- Mehr Umsatz & Vorfinanzierung: Geschenkgutscheine mit flexiblem Wert verkaufen. Der nächste Besuch ist praktisch garantiert.
- Schneller Checkout: Kontaktlos (RFID) oder per Barcode/QR einlesen.
- Maximale Flexibilität: Teilbeträge einlösen, Karten/Gutscheine jederzeit wieder aufladen.
- Volle Kontrolle: Für jede Karte/jeden Gutschein wird automatisch ein eigenes Wertguthabenkonto im OktoPOS Manager geführt, mit Historie und aktuellem Saldo.
- Überall einsetzbar: Einlösungen an verschiedenen Standorten möglich, zentral synchronisiert.
- Ideal für Kantinen & Gemeinschaftsverpflegung: Prepaid bequem aufladen und bargeldlos konsumieren.
Aufladen
- Guthabenkarten: Guthaben direkt an der Kasse auf Kundenkarten einzahlen und Nachladen (Top‑Up).
- Geschenkgutscheine: Beim Verkauf an der Kasse mit variablem Wert aufladen, sofort einsatzbereit.
Einlösen
- Werte flexibel abbuchen, auch Teileinlösungen sind möglich.
- Guthaben kann jederzeit nachgeladen werden.
Verwalten
- Pro Karte/Gutschein wird ein separates Wertkonto im OktoPOS Manager geführt, ideal für Transparenz und Reporting.
- Gutscheine können anonym verkauft oder mit einem Kundenkonto verknüpft werden.
Karten, Medien & Druck
- Medienauswahl: Plastikkarten mit Barcode oder QR‑Code oder kontaktlose RFID‑Karten.
- Empfehlung: RFID, besonders schnell und komfortabel für Personal & Kunden.
- Individuelles Design.
- Gutschein‑Druck: Wertgutscheine mit Nummer und QR‑Code direkt über den Belegdrucker ausgeben und z. B. in eine bedruckte Hülle heften.
- Nummernkreise: Nutzen Sie eigene Nummern oder lassen Sie Nummern von OktoPOS erzeugen. Die Nummer wird beim Anlegen des Wertkontos im OktoPOS Manager hinterlegt. So ist der Gutschein beim Einlösen in jeder Kasse und jeder Filiale eindeutig auffindbar.
Technik & Sicherheit
- Online‑Synchronisation: Beim Aufladen und Einlösen ist eine Internetverbindung zum OktoPOS Manager erforderlich; Guthaben wird nicht lokal auf der Kasse gespeichert.
- Standortübergreifend: Salden werden zentral verwaltet, perfekt für Filialbetriebe.
- Sicherheitsfunktionen für die Überwachung der ZAG-Vorgaben (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz, Deutschland).
Wertguthaben
Geschenkgutschein
Software: SW-PRE, API-VOU
Verkaufen Sie Geschenkgutscheine ganz einfach über Ihre eigene Homepage. Das OktoPOS Gutscheinverkaufsmodul wird ganz einfach mit einem iFrame eingebunden.
Der Kunde bezahlt den Gutschein online und erhält diesen per E-Mail als PDF in Ihrem Design. Optional können Sie dem Kunden den Gutschein zusätzlich per Post zuschicken.
- Unabhängigkeit von Drittanbietern
- Herausstellung der eigenen Marke
- Kundenadresse erfassen
- Deutliche Kostenersparnis bei hohem Gutschein-Verkaufsvolumen.
Online-Verkauf von Geschenkgutscheinen
Kundenkonto
Heute verkaufen, morgen kassieren.
Vom Bierdeckel zum Kundenkonto: früher Striche auf dem Deckel, heute ein Konto an der Kasse.
Anzahlen und später abholen: Der offene Betrag steht auf dem Kundenkonto und wird bei der Abholung ausgeglichen.
Ein Bier, ein Strich
Fünf Biere werden nacheinander serviert. Jedes bekommt seinen Strich auf dem Bierdeckel.
Die alte Runde ist bezahlt
20 plus 5 ergeben 25. Damit ist die alte Runde mit fünf Bieren vollständig bezahlt.
Neue Biere, neues Kundenkonto
Das Konto startet bei 0. Nur zwei neue Biere zu je 5 werden gebucht: erst −5, dann −10.
Später einfach ausgleichen
Die neue Runde wird später mit 10 bezahlt. Der Saldo steht wieder auf 0.
Diese Funktion ist ideal für Vereine, Verkäufe von Bestellware und für Stammkunden.
Diese Funktion ist ideal für Bestellware, Anzahlungen und Stammkunden.
Der Saldo auf dem Kundenkonto kann im Haben und im Soll stehen.
Damit können Ihre Kunden Einkäufe oder Bestellungen von Waren an der Kasse tätigen und sie können später zahlen. Dies kann am selben Tag sein oder auch erst deutlich in der Zukunft, z. B. in 2 Wochen oder bei Lieferung der Ware.
Die Funktion ist geeignet für Vereine oder für Hotels, deren Mitglieder bzw. Gäste ihre Käufe vorerst anschreiben lassen und später den Saldo ihres Kundenkontos direkt an der Kasse ausgleichen. Als Ausgleich des Saldos kann jedes Zahlungsmittel verwendet werden.
Typisch im Möbel- und Fachhandel: Der Kunde zahlt bei der Bestellung an, der Rest steht auf seinem Kundenkonto und wird bei Abholung oder Lieferung an der Kasse ausgeglichen. Als Ausgleich des Saldos kann jedes Zahlungsmittel verwendet werden.
Was ist der Unterschied zum Kauf auf Rechnung?
Beim Kauf auf Rechnung überweist der Kunde die offenen Rechnungen mit PayPal oder Banküberweisung. Das Kundenkonto wird vor Ort an der Kasse mit jedem verfügbaren Zahlungsmittel ausgeglichen. Ein Kundenkonto kann sowohl Werte im Soll als auch im Haben annehmen, wobei die Zahlung auf Rechnung immer einen offenen Posten darstellt.
Okto-TopUp Terminal
Guthaben aufladen über Hardware-Terminal oder online Shop.
Software: SW-TU, API-TOP
Mit OktoPOS können Prepaid-Karten und Geschenkgutscheine ganz einfach mit dem gewünschten Guthaben aufgeladen werden. Dafür steht das OktoTopUp Hardware-Terminal, sowie eine online Aufladefunktion zur Verfügung.
Die aufgeladenen Prepaid-Karten können als Zahlungsmittel an einer OktoPOS Kasse oder an einem OktoPOS Self-Checkout-Terminal genutzt werden. Z. B. in einem Betriebsrestaurant, an Schulen, etc.
Geschenkgutscheine werden üblicherweise direkt beim Kauf individuell aufgeladen. Wenn sich der Kunde aber noch nicht auf einen Betrag festlegen will, kann er dies auch zu einem späteren Zeitpunkt tun.
Dafür stellt beispielsweise ein Restaurant einen blanko Geschenkgutschein mit einer Seriennummer aus und der Kunde lädt diesen dann über den online Shop selber auf.
Feedback-Terminal
Software: SW-FED, SW-CL
Bieten Sie Ihren Gästen und Kunden mehr Komfort: Das Feedback-Terminal sammelt direktes Kundenfeedback.
Feedback-Terminal - Okto-Feedback
Die Meinung Ihrer Kunden - direkt im webbasierten OktoPOS Manager auswertbar.
Mit dem Feedback Terminal können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Kunden können Bewertungen geben (OktoFeedback) und Mitarbeiter können mit ihrer Mitarbeiterkarte Checks (z. B. WC-Kontrolle) dokumentieren (OktoCheck).
Das Feedback Terminal kann neben einfachen Bewertungen, z. B. mit Smileys, weitergehende Meinungen von den Kunden einholen. Dafür können individuelle Fragebögen hinterlegt werden. Die Fragebögen können gewechselt werden um zu unterschiedlichen Themen Feedback einzuholen.
Die Feedbacks werden direkt in den OktoPOS Manager gesendet, wo sie ausgewertet werden können.
Die App kann gleichzeitig verwendet werden, um Kontrollen durch die Mitarbeiter zu erfassen. Dies kann z. B. die WC-Checkliste ersetzen. Jede Kontrolle wird durch das Vorhalten der Mitarbeiterkarte registriert. Optional wird auf dem Terminal angezeigt, wann die letzte Kontrolle durch welchen Mitarbeiter stattgefunden hat. Die erfassten Kontrollen werden an den OktoPOS Manager übermittelt.
Funktionen
- Individuelle Fragebögen
- Verzweigung von Fragen
- Unterschiedliche Fragebögen
- Zuordnung des Fragebogens zu Terminal
- Optionales automatisches Wechseln der Fragebögen
- Optional zufällige Anordnung der Fragen
- Detaillierung des Feedbacks durch weiterführende Fragen
- Feedbacks werden in Echtzeit an den OktoPOS Manager geschickt
- Auswertungen im OktoPOS Manager
- Auch als Checkliste verwendbar, z. B. für WC-Bereiche
- Mitarbeiter können Kontrollen mit ihrer Mitarbeiterkarte (RFID) dokumentieren
- Software:
- Hardware:
- Android-Tablet-Computer 7-13".
- Für OktoCheck ist NFC Funktionalität notwendig.
- Datenanbindung:
- Wi-Fi / Mobil
Reservierungssystem und Eventplanung
Unser integriertes Reservierungssystem ermöglicht einfache Tischbuchungen, online oder vor Ort. Zusätzlich hilft das Event-Tool bei der Organisation und Bewerbung von Veranstaltungen.
Reservierungssystem
Software: SW-RM
Das Reservierungssystem ist ein Modul des OktoPOS Managers. Reservierungen können telefonisch oder online über eine Anbindung an die Website aufgenommen werden.
Funktionen
- Telefonische Reservierungsaufnahme
- Online-Reservierungsaufnahme mit Prüfung der Verfügbarkeit
- E-Mail-Bestätigungen
- Storno-Link
- Reservierungsliste
- Markierung No-Shows
- Blacklist-Funktion für wiederholte No-Shows
- Übernahme in Newsletterliste
- Auslastungsanzeige
- Tischplanverwaltung
- Zeitgesteuerte Regeln für Tischverfügbarkeit
- Automatische Tischzuweisung für optimierte Kapazitätsnutzung
Reservierungsliste
Tischpläne
Individuelle Sitzpläne
Die Tischpläne werden im OktoPOS Manager per drag + drop erstellt. Verschiedene Bereiche im Restaurant können definiert werden und separate Tischpläne erhalten. Jeder Bereich und Tisch kann separat konfiguriert und gesteuert werden.
Sie können für Reservierungen geöffnet und geschlossen sowie für bestimmte Zeiten eingeschränkt werden.
Die konfigurierten Tischpläne können auch für die Kasse und das E-Menü verwendet werden.
Veranstaltungsplanung
Schreiben Sie Veranstaltungen auf Ihrer Website aus und pflegen Sie die Teilnehmerlisten.
Software: SW-EP
Mit dieser Funktion können Sie Veranstaltungen wie Kochkurse, Meetings, Präsentationen und Feiern durchführen. Jeder Mitarbeiter hat über den OktoPOS Manager einen Überblick über die Teilnehmer der Veranstaltung und kann so direkt am Telefon Auskunft geben.
Veranstaltungsplanung mit Teilnehmerlisten
Funktionen
- Verwaltung von Veranstaltungsorten
- Verwaltung von Vorlagen für Veranstaltungen
- Datum, Uhrzeit
- Maximale Teilnehmeranzahl
- Beschreibung der Veranstaltung
- Teilnehmerliste
- Markierung für Zahlungsstatus
- Veröffentlichung auf eigener Website (Schnittstelle)
- Anmeldung auf eigener Website (Schnittstelle)
Content Management Website
Steuerung der externen Website über den OktoPOS Manager.
Software: SW-CMS
Mit dem OktoPOS Manager können Sie Funktionen und Inhalte auf Ihrer externen Website steuern.
Die Inhalte werden über ein Plug-in auf Ihre Website übertragen und dort in dem von Ihnen vorgegebenen Design dargestellt.
News / Aktionen
Halten Sie Ihre Kunden über Neuigkeiten und Aktionen informiert. Mit dem News Editor im OktoPOS Manager können Sie Nachrichten verfassen und diese auf Ihrer Homepage platzieren.
Der Gültigkeitszeitraum kann pro Nachricht definiert werden, so dass Sie Aktionen schon im Vorhinein planen können.
Verwaltung der Web-News
Events
Mit dem Veranstaltungsplaner können Sie Teilnehmerlisten für Ihre Veranstaltungen (z. B. Kurse, Verkostungen oder Feiern) führen. Die Veranstaltungen können auf Ihrer Website veröffentlicht werden.
Fragen und Antworten
Mit dem FAQ Editor können Sie typische Fragen, die Kunden zu Ihrem Unternehmen haben formulieren und die Antworten dafür schreiben. So informieren Sie Ihre Kunden und vermeiden sich wiederholende Rückfragen.
Die Fragen und Antworten werden auf Ihrer Website online gestellt.